|
Title: Tenaamstelling Rekeningnummer automatische Incasso Post by: Heart Informatisering B.V. on May 06, 2011, 11:51:26 am Bij Financiele Parameters van een Debiteur is het mogelijk om de "Tenaamstelling v/h Rekeningnummer" op te kunnen geven. Het veld wordt gebruikt voor de Automatische Incasso van uitgaande Fakturen.
Het veld is eigenlijk redundant, omdat er raakvlakken zijn met de Ontvangstnaam zoals deze in gebruik is bij Inlezen Ontvangsten Telebankieren. Voor de redundante registratie is vooralsnog gekozen, omdat blijkt dat er eigenlijk meer aan het ontwerp schort, en het hier nu op voortborduren ook meteen zal impliceren dat dat per direkt onder handen genomen zou moeten worden. Als we zaken doen met een bedrijf, zal dat bedrijf veelal een eigen Bank-/Girorekening hebben waarbij dat rekeningnummer op naam van het betreffende bedrijf staat. Dit hoeft echter niet het geval te zijn, en vnl. bij kleinere bedrijven zal het rekeningnummer veelal op naam van de eigenaar staan. Ofwel, wij doen zaken met "Cafe-/Restaurant Tomahawk", en het gekoppelde rekeningnummer staat voor dit voorbeeld op naam van "J.Janssen". De rekening voor Tomahawk zal dus betaald worden met een kompleet andere naam op ons bankrekening dan de klant die we kennen. Binnen de (sinds 1995) aanwezige funktionaliteit "Ontvangsten Telebanking" aan de Debiteurenzijde in Profit-Fin, lijkt hierin al te zijn voorzien in de vorm van "Raadplegen Ontvangstnamen". Aldaar is het uitgangspunt dat als we een betaling ontvangen van "J.Janssen", we deze "Ontvangstnaam" kunnen koppelen aan Debiteur-id "TOMAHAWK1", en zodoende de match gemaakt kan worden tussen de ontvangst van J.Janssen en de fakturen die open staan voor TOMAHAWK1. Binnen die funktionaliteit is het echter niet mogelijk om zelf Ontvangstnamen toe te voegen, immers er wordt gesteld dat die ontvangstnaam pas bekend is als we daadwerkelijk een betaling ontvangen hebben, waarna die naam blijkt uit de omschrijving op het (ingelezen) bankafschrift. Willen we echter de fakturen van Tomahawk automatisch gaan incasseren, dan zullen we toch vooraf al moeten beschikken over de tenaamstelling van de rekening, immers als we gaan incasseren o.b.v. "Cafe-/Restaurant Tomahawk" en het rekeningnummer blijkt op naam van een kompleet andere persoon te gaan, zal de incasso (kunnen) worden geweigerd door de bank. Aangezien het ook "knullig" is om eerst tegen de Debiteur te moeten zeggen "je moet eerst een faktuur handmatig betalen, dan weten wij vervolgens a.g.v. Ontvangsten Telebanking wat jouw Ontvangstnaam is, en kunnen we die koppelen aan jouw Debiteur-id", geldt dat we eigenlijk gewoon vooraf in staat moeten zijn om die Ontvangstnaam op te kunnen geven. Op zich nl. ook niet zo moeilijk, immers, de Debiteur zal ons schriftelijk toestemming moeten geven voor Automatische Incasso, en op dat formulier zullen we ook vragen om de exacte tenaamstelling van het rekeningnummer. Mooi... vervolgens lijkt het zo simpel als "we staan de gebruiker toe zelf Ontvangstnamen toe te voegen" en "bij het genereren van de Incassofile, kijken we of er een Ontvangstnaam is gedefinieerd voor de betreffende Debiteur, en zo ja, dan gebruiken we die". Echter, ik plaats vraagtekens bij de wijze hoe deze Ontvangstnamen ooit zijn opgezet. Even los van het feit dat je je kunt afvragen waarom er o.b.v. "de naam van de Rekeninghouder" wordt afgeletterd en niet op basis van het Rekeningnummer van waaraf betaald wordt, geldt dat bij "Ontvangstnamen" de unieke sleutel is opgebouwd uit puur en alleen die Ontvangstnaam. Dit impliceert dus dat als onze heer "J.Janssen" niet alleen eigenaar is van "Cafe-/Restaurant Tomahawk", maar ook nog van twee grieks specialiteitenrestaurants met de namen "Rodos" en "Delphi", de Ontvangstnaam maar naar een van zijn restaurants kan verwijzen. "Ontvangstnamen uitbreiden met een volgnummer" zou dan nog een optie kunnen zijn, om vervolgens "J.Janssen" te kunnen koppelen aan 3 restaurants. Helaas zal ook dat geen sluitend soelaas bieden, immers, verspreid over het hele land doen we nog met andere restaurants zaken waarvan de eigenaar ook "J.Janssen" heet. Inlezen Ontvangsten Telebanking koppelt simpelweg de verkeerde Debiteur aan een Ontvangst, en bij de gratie dat bijv. een Faktuurbedrag niet overeenkomt, of omdat er geen Openstaande Fakturen gevonden worden (mogelijk is er ook een verplichte kontrole op het MOETEN voorkomen van het Faktuurnummer) wordt de Ontvangst niet verwerkt, blijft ze open staan, en kan vervolgens de Debiteur van de Ontvangst worden gewijzigd, danwel de Ontvangstnaam worden gekoppeld aan de andere Debiteur (waarna het een volgende keer niet meer voor de 1e debiteur werkt). Het kon wel eens zo zijn dat het handiger is om het hele bankrekeningnummer sowieso anders op te zetten. Waarom niet gewoon "Rekeningnummers v/e Relatie" registreren. Per rekening kan dan 1 keer om de Tenaamstelling worden gevraagd of de IBAN variant van het rekeningnummer worden opgegeven. Vervolgens zou per rekeningnummer kunnen worden aangegeven "deze gebruiken voor Debiteuren Incasso" of "deze gebruiken voor Automatische Betalingen". Inlezen Ontvangsten Telebanking zou m.i. nooit mogen afletteren op basis van de Ontvangstnaam, maar behoort dit te doen op basis van het rekeningnummer, welke dan vanzelf naar meerdere Debiteuren kan verwijzen, en impliceert dat 1 eigenaar vanaf zijn prive rekening betalingen kan verrichten voor meerdere van zijn restaurants. E.e.a. impliceert echter wel een week werk, terwijl geen van de klanten die met Inlezen Ontvangsten Telebanking werken ooit een probleem in deze gemeld hebben. Ik konstateer e.e.a. nu n.a.v. een wens van een klant "bij Automatische Incasso van een Debiteur wil ik dat de juiste tenaamstelling wordt gehanteerd". Derhalve is er nu voor gekozen de tenaamstelling voor automatische Incasso redundant te registreren bij de Financiele Parameters van een Debiteur. De automatische incasso zal daardoor in ieder geval goed moeten verlopen (hooguit zou dus bij het automatisch inlezen van het bankafschrift de hierboven vermeldde problematiek kunnen optreden). Zouden we nu reeds kiezen voor het mechanisme van Ontvangstnamen, dan zal a.g.v. van de procedure "als de ontvangst van J.Janssen niet gematchd kan worden, dan wijzigen we de Debiteur-id van de betreffende ontvangstnaam in een andere Debiteur" dit er direkt voor zorgen dat ook de eerst volgende automatische incasso opdracht van de vorige debiteur fout zal lopen, immers, aan zijn Debiteuren-id is dan geen Ontvangstnaam meer gekoppeld. NB: Een laatste vraag is overigens nog waarom de Ontvangstnaam van een Debiteur is beperkt tot 24 posities, terwijl de omschrijving op een Bankafschrift bestaat uit 32 of 35 posities.
|