Heart-Profit ERP

Na de upgrade van afgelopen week hebben wij bij het boeken de melding boekingsdatum ligt voor faktuurdatum.
Bij sommige gevallen (vooruitbetaling) of laat versturen van de faktuur kan dit soms plaats vinden.
Hoe kunnen wij ons bankblad zuiver houden, daar wij graag willen boeken op de boekingsdatum. :(

Wie weet de oplossing :smile: :smile:

Da's nog niet zo gemakkelijk ...
(een beetje afhankelijk van hoe jullie vork in deze echt in de steel zit)

Ten eerste : wat dit met een upgrade te maken heeft, geen idee. Mag, kan, maar geen oordeel want niet uitgezocht. Maar zie hierna.

Het hangt een beetje af van wat je met het "bij het boeken" bedoelt, maar


Da's knap. Bij het "boeken" zal je denk ik het boeken van een afschrift bedoelen. Mooi.
Maar dan betaalt er dus iemand terwijl je geen faktuur hebt gestuurd ? die is raar (of gek).

Dus, dit klopt niet.
Is dit topic nu toeval : Webshop (http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=23306.msg37087#msg37087) ?

Nah, zou kunnen, maar wellicht niet.
Als het aan mij ligt niet. Ik bedoel, als je ergens een reden hebt voor je vraag hier, is het zoiets wel. Anders gezegd :

Ik denk niet dat je het in Profit op "logistieke wijze" en zoals het nu in elkaar zit, een pro-forma kan sturen (want dat behoor je te doen) om vervolgens e.e.a. tegen te boeken bij een echte faktuur. Let wel, of zoiets, want dat is slechts één methode.

Eigenlijk moet je dit (voor je eigen verdere inzicht en idee) anders zien :
Jij verkoopt iets, maar feitelijk alleen als mensen hebben betaald. Hebben ze niet betaald, dan heb je ook niets verkocht, en is het jammer. Dit dus in tegenstelling tot het op voorhand precies weten wie het is, en hem een rekening willen sturen. En inderdaad, dan ook nog op voorhand hebben geleverd. Bij een webshop (en laat het maar een voorbeeld zijn als je euvel daar niet vandaan komt), wil je al die poespas niet, is een klant best bereid om op voorhand te betalen, maar wil je dus ook geen faktuur in je systeem voordat hij heeft betaald. En dus die pro-forma weer. Die geldt best als formeel middel voor een klant om op te betalen, terwijl het dus eigenlijk helemaal geen faktuur is. Wie weet betaalt de klant nooit, heb je dus ook nooit geleverd, heb je ook niets openstaan, en er is gewoon niets aan de hand. Je hebt niet eens een order !

Hier laat ik het vooralsnog even bij, maar zie ook het Webshop topic (later).

Onthoud in elk geval dat je formeel onmogelijk geld van iemand kan ontvangen zonder er een faktuur tegenover te hebben. Een pro-forma werkt wat mij betreft wel (gebruikt de douane en iedereen en alles immers ook), maar die moet ergens worden omgezet. En in deze net iets te moderne tijden (je gaat je klant eerst laten betalen om pas op basis daarvan de hele order in je systeem te zetten), zit iets als dit er nou net nog niet in.
Maar het kan heus, en dat de problematiek bekend is heb je bij deze al geraden.
Als ik maar heb geraden waar het jou inderdaad om gaat ... :smile:

Ja hoe zal ik het eens goed uitleggen.
Stap 1 Wij verkopen op internet www.schildersverf.nl aan partikulieren (debiteur met afleveradres 999)
Stap 2 Bij de bestelling betalen zij met Ideal dus vooruit. Datum vandaag.
Stap 3 Wij brengen de order in morgen en leveren dit uit, logistiek.
Stap 4 Faktuur wordt gemaakt op morgen.
Stap 5 Bij het afboeken via het bankafschrift willen wij de betaling wegstrepen tegen de faktuur.
Stap 6 Fout melding......

Er is inderdaad recentelijk een kontrole hiervoor opgenomen, zie http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=23254.0

Ik maak je voorbeeld iets anders:

Op 31-12 betaalt je klant.
Op 02-01 maak jij de faktuur, én met een faktuurdatum van 02-01.

Nu draai je een Ouderdomsanalyse uit, per status 31-12.
De Faktuur van 02-01 mag daar niet op staan, want die was er nog niet.
De betaling zou er wél op moeten staan. En nu ?

Vooruitbetalingen worden normaal gesproken als "Distributie Ontvangst" (D.O.) geboekt, en daarna afgeletterd op een Faktuur. De D.O. wordt aangemaakt per de datum waarop het bedrag op je bankrekening ontvangen is, het afletteren gebeurt per de datum waarop je het aflettert (ergens in januari, na het genereren van de faktuur).

Maar ja... om nou te stellen dat je eerst iedere Ideal betaling als D.O. moet opnemen, om deze vervolgens op een Faktuur af te kunnen boeken, is ook niet echt handig...

De blokkade is echter opgenomen omdat het anders echt fout gaat. En nu ?

Ik denk dat het minst slechte is, dat áls je vindt dat de betaling van 31-12 rechtstreeks vanaf het bankafschrift mag worden afgeboekt op de faktuur van 02-01, je eigenlijkt stelt dat die man dán al zijn faktuur betaald, en jij het gewoon later mag leveren. Een oplossing kan dus zijn om de Faktuurdatum op 31-12 te zetten, en niet "op morgen" zoals jij schrijft.  Kan/mag dat een oplossing zijn?

Toeval of niet, via de mail krijg ik ook eenzelfde melding binnen.
Ik zal iedereen wel naar dit topic verwijzen.

Sinds de upgrade kunnen we verkoopfacturen niet meer met een boekdatum op geven voor de factuurdatum. Waarom is dat aangepast?
 
Wij doen dit wel om de volgende reden.
Bij ons worden credits gemaakt op de dag van vandaag
Vaak worden credits gemaakt nadat bij betaling is gebleken dat er verschillen waren.
Dus na de betaling.
Indien we de creditnota willen wegboeken tegen de werkelijke betaling, dan is dat altijd een handeling met terugwerkende kracht.
 
Kan dit weer teruggezet worden naar de oude situatie.

Ja hallo ... Dat lijkt me dus niet.


Zou ik ook niet doen. In plaats daarvan toch maar eens gaan kijken ... :smile:

Ofwel, er zal ergens iets zijn gebeurd wat niet de bedoeling is.
Wordt vast wel opgelost. :yes:
:17c:

Ik ga ervanuit dat je gelezen hebt waarom de kontrole is ingebouwd.
Als je vindt dat dat niet de bedoeling is, zal ik er een waarschuwing van maken.

Dit impliceert wel dat iedereen die deze waarschuwing negeert (feitelijk, iedereen die er nu een probleem mee heeft dat deze kontrole er in zit), een probleem kan krijgen bij rapportages zoals de Ouderdomsanalyse, en úren kan lopen zoeken naar de oorzaak van de verschillen.  :(

Nou moe. Ik had deze post helemaal nooit gezien : http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=23305.msg37098#msg37098
Alleen die erna. :fool:

Maar ik weet al hoe dat is gekomen, want ik zag eerst de post van abok (onderaan), en zag meteen daarboven die (toen) laatste van jou staan.
Heeft abok het zeker ook gemist ? :smile:

En nog even voor de duidelijkheid :


... waarmee ik dus dacht dat je iedereen wilde verwijzen naar mijn tekst. Dat vond ik wel een beetje kort door de bocht als algemeen antwoord (mijn tekst dus).

Dat klinkt logisch. Maar het klinkt ook onjuist. :scratching:

Nier alleen dat of daar. Het klopt gewoon niet. Zie dan nu toch maar mijn verhaal als voorbeeld.
Totdat het tegendeel bewezen is natuurlijk.

Gewoon zo laten dus.

Bedankt.

Ik ben nét klaar met mijn aanpassingen (zie http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=23314.0)

Stel je nou een vraag, denk je krijg de klere maar, of wat ?

Sloop er maar weer uit.
Vooralsnog.

En mocht iedereen nu denken Wouter (of mij) te gaan bellen met de overtuiging van de onzin van deze verandering, goed. Maar dan brengen we dat wel in rekening (afgerond op een kwartier naar boven).

Hier je grieven melden is prima, maar dan wel met een degelijke uitleg erbij waarom je meent dat je gelijk hebt (en dat laatste mag !!!). Bijvoorbeeld, abok's uitleg lijkt logisch, maar hij zal nog enkele alinea's moeten besteden om aan te tonen dat wat hij doet
a. juist is
b. niet anders kan.

a is voldoende.
b eigenlijk niet.

:smile:

en a gaat niets kosten (om het (weer) aan te passen).
b wel.

Maar houd vooral ook mijn eerste post hier in de gaten. Daar zou je (Berny) immers kunnen zeggen "ja, maar het kan niet anders". Tja, dan had je maar niet iets moeten gaan doen wat helemaal niet kan (of zo), en moet dàt dus eerst worden opgelost. Ik weet het, beetje moeilijk verhaal, maar iets wat nu goed werkt gaan we natuurlijk niet expres weer fout laten werken.

De tekst in http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=23314.msg37114#msg37114 (met haar goedbedoelde procedurele oplossingen) slaat nergens op. Zie nogmaals mijn eerste post hier. Tenzij iemand meent dat *die* nergens op slaat.

Tevoren geld ontvangen is domweg zwart en zal dat ook blijven.
Fakturen met terugwerkende kracht maken (!) is malversatie.

Maak hier maar eens een ander verhaal van met de belastinginspecteur op de stoep.

Als beredeneerd kan worden dat dit allemaal helemaal juist en degelijk is en gewoon wel mag, praten we verder.

De waarschuwing is er weer uitgesloopt.

Leg dat nou eens uit dan ?
Misschien heb je wel gelijk omdat het pakket nu eenmaal zo werkt (met "automatisch" crediteren tegen een oorspronkelijke Verkooporder of zoiets).
Dus dat kan dan het euvel zijn, maar het lijkt me nog even stug. Immers, dan zou je per vandaag een credit nota boeken in je uiteraard reeds afgesloten 2010. Nou, dat zal toch niet ...

Feit lijkt me wel dat je hier een hele andere reden te pakken hebt, want met zwart geld of wat ik ook weet te verzinnen heeft dit toch niets te maken. Anders gezegd, we (ik, Heart) moeten wel blijven oppassen waar het allemaal over gaat (kan gaan) hier, en dat het niet gebruikertje pesten wordt ...

(maar die Ouderdomsanalyse zal verkeerd blijven in zo'n geval, denk ik)

Een bankafrschrift is altijd met de valutadatum van gisteren of langer terug en een creditnota is veelal met de dag van vandaag.
De bankafschrift van vandaag komt namelijk morgen.
Dus dan is er altijd een handeling in het verleden als je de creditnota wegboekt tegen een bankafschrift.

Helaas worden credit verkooporders automatisch aangemaakt met de dag van goedkeuring i.p.v. de dag van levering. Dus veelal met de dag van vandaag.
Dus heb je daar al een ongewenst probleem.

Regelmatig houden onze klanten bedragen in zonder dat de betreffende factuur gedeeltelijk betaald wordt.
Vaak houden ze bedragen in zonder dat er op dat moment duidelijk is op welke nota de inhouding slaat.
Bovendien houden ze bedragen in voor kosten die ze zelf hebben gemaakt en terug willen ontvangen.
Bijvoorbeeld kortingen, transportkosten  overstapelen van onze produkten op andere pallets .
Deze kosten weten wij pas op het moment van inhouden/betalen (soms maanden na levering), maar die willen we wel wegboeken op het juiste dagafschrift.
Pas na het constateren van een betalingsverschil gaan wij uitzoeken hoe het zit en wordt er een creditnota gemaakt met de datum van vandaag.
 
Antidateren is vaak niet  gewenst (of onmogelijk door gesloten perioden) en bij de creditverkooporders hebben we al helemaal een probleem.
Bij creditverkooporders wordt niet eens gekeken naar de werkelijke leverdatum, ondanks dat de setting bij facturatie aanstaat.
Hier wordt  de datum van het goedkeuren van de order gepakt als factuurdatum (dit gebeurd automatisch als je een factuurrun start)
Een hele vervelende zaak waar ook nog eens het bovenstaande probleem mee verergerd.
 

Dank je wel René.

Maar wel even kijken of ik het begrijp;
Wat je dus zegt is dat een bankafschrift bijv. 100 euro minder toont dan wat je ervan had verwacht (bij de fakturering, ooit) en dat je aldus dat netjes probeert te krijgen via een creditering (in plaats van een rechtzaak, zeg maar :smile:).
Dus, je tussenrekening loopt in eerste instantie niet glad (is dat een tussenrekening ? ok, virtueel misschien), maar laten we maar zeggen dat je een opbrengst hebt geboekt van 1000, terwijl dat later 900 blijkt te zijn. Dan wil je die opbrengst dus tegenboeken. Niet het afschrift ... denk ik (e.e.a. onder het voorbehoud dat je niet een werkelijke tussenrekening voor dat afschrift aan de Debiteurenzijde hebt, wat *wel* kan (in Profit)). Wel, die opbrengst kan je tegenboeken per datum van de Credit Nota.
(snap ik het nog goed ?)

Nu is het (intussen) mijn vraag hoe erg dit lijkt op het "zwart geld" verhaal van mezelf. Immers, ook daar boek je feitelijk iets tegen, namelijk datzelfde "afschrift", alleen dan doe je dat met een normale faktuur. Het verschil zou moeten zitten in het boeken van de (oorspronkelijke) opbrengst, en de theoretische mogelijkheid dat je de faktuur nog moest inbrengen. Ehh, wanneer ? tja, daar kom ik niet goed uit. Je kan hier nl. alerlei scenario's verzinnen die eigenlijk geen praktijk zijn, zoals het pas boeken als je je credit card afschrift (na 1,5 maand) eindelijk ziet. Immers, je ging leveren gebaseerd op het ontvangen van het geld, en hoe weet je dan dat het ontvangen is ? -> niet dus. En dus klopt zo'n scenario niet.

Terug naar het normale (jouw) verhaal;
Als je veel later dus die Creditering maakt, krijg je ook per die datum de btw terug (ok, later, maar je snapt wel wat ik bedoel). Niets aan de hand dus wat dat betreft. Dit loopt anders als je later de opbrengst boekt, want dan stel je de afdracht van de btw (onterecht) uit. Het geld heb je al, en de faktuur maak je "lekker later" (Berny's verhaal, met de "lekker" uiteraard geheel voor mijn rekening). Hierbij treedt dan ook nog op dat het niet kontroleerbaar is, maar dàt komt nu net door mij, zeg maar, waar ik immers die boeking met terugwerkende kracht niet wil. Een boeking die veelal ook niet mogelijk is, want, jaar afgesloten enz., en intussen moet je die boeking met terugwerkende kracht nog doen (en die dus bewezen niet altijd mogelijk is). Dus, kan niet de oplossing zijn.
Hier volgt op zich uit dat je of geen geld mag ontvangen zonder faktuur, of de faktuur moet boeken bij het ontvangen van het geld, c.q. bij het boeken van het afschrift. Hooguit moet je hierbij stellen dat het niet waar kan zijn dat je e.e.a. via een credit card oplossing laat lopen zonder dit echt geregeld te hebben, want dan zie je je afschrift altijd te laat (en "kan" het dus weer niet). En dus : geld is binnen betekent opbrengst boeken. En :
Geld is niet binnen betekent opbrengst tegenboeken. Maar gewoon per datum dat je dat weet. En dat is dus feitelijk niet de datum van het afschrift o.i.d. - maar meer wat je zelf al aangeeft : wanneer je het hebt uitgezocht.

Aangaande het belang van het laatste : denk maar eens aan e.o.a. OKI printer die we ooit aan jullie hebben geleverd, en die je niet alleen niet betaalt, maar ook na een tijdje pas terugstuurt; hoe kan ik die ooit tegenboeken op een afschrift van maanden eerder, en gewoon de dagelijkse praktijk : hoe kunnen we samen weten dàt dat ding wordt gecrediteerd voordat jij 'm terugstuurt ?
Ofwel simpel : er kàn hier weer geen oplossing zitten in het tegenboeken per oorspronkelijke faktuurdatum oz zoiets - althans, veelal niet. En dus geldt ook hier dat een bepaalde oplossing altijd moet kunnen werken, en v.w.b. het crediteren houdt dit dus in dat dit eeuwig daarna nog moet kunnen (overigens, hier begrijpt een btw inspecteur ook geen bal van - net zoals de belastingdienst; die vragen zich eerst af of je wel een advocaat hebt ingeschakeld om je geld alsnog te krijgen).


Tja, dus ... dus heb ik net aangetoond (maar dat deed je zelf ook al), dat dit nooit opgaat.
Eén niet onbelangrijke uitzondering - overigens zonder het onderwerp te uitgebreid te willen maken, maar wel van eminent belang omdat in Nederland niemand dit begrijpt ... eigenlijk :

Laat het nu net jullie zijn die heel toevallig gebruik maken van de methode van Betalingskorting. Er zijn er misschien wel meer (en wie weet doen jullie dat intussen niet meer), maar wij zijn in Nederland gewend om doodleuk 2% of wat dan ook niet te betalen onder de gestelde konditie dat dit ook niet hoéft, mits je maar binnen de gestelde termijn daarvoor betaalt. Als wij dit goed doen (ik bedoel, zonder dat we verder problemen hoeven te verwachten), dan houden we die 2% in van het bedrag zonder btw. Immers, er kan dan niets aan de hand zijn, want de btw inspecteur heeft z'n geld binnen, en feitelijk nog te veel ook. Waar het hier om gaat is dat er niet gekontroleerd hoeft te worden of dit wel juist is, immers, je hebt nooit te weinig afgedragen. Voorbeeld : faktuur van 100 euro, plus 19 euro btw en 2% betalings korting. Als je nu 117 euro overmaakt kan er niets fout zijn. Maak je echter 116,62 over, dan ligt er toch echt ergens een faktuur waarop 19 euro aan btw staat, en daarvan heb je 38 cent te weinig afgedragen in dit geval. Dit (en hier gaat het om) tenzij je die 2 euro crediteert, waar dan vanzelf ook een btw creditering van 38 cent bij zit. Maar wie doet dat (crediteren) ? nou, jij niet in elk geval. Niemand. Je zou wel gek zijn. Maar ehh, hoe zit het nou met je opbrengst ?
Jaja, en zo komt iedereen wel met "een" verhaal wat geldig lijkt te zijn, en daar hoort jouw verhaal wat dit betreft dus ook bij. Immers, als jij inderdaad die Betalingskorting nog steeds hanteert, zal het jouw vaste aktiviteit zijn om als eerste op basis van een afschrift zo hier en daar iets te gaan tegenboeken. Wel, hoe doe je dat dan ? met een credit nota die je niet verstuurt ? vast niet goed, want als je dat doet draag jij minder btw af en vraag jouw klant alles wel terug. En let wel, dit laatste is dus juist, mits de 2% niet over de btw is ingehouden. *En* mits jij niet crediteert (zonder opsturen dus).

Jij bent ...

Laat ik er nog aan toevoegen dat er landen zijn die niet toestaan zo te werken (Betalingskorting) zonder officiële Creditering (altijd achteraf dus), domweg omdat de mensen in zo'n land nooit hebben geleerd dat je van de btw moet afblijven en er dan niets aan de hand is. En *dus* zit dit allemaal in Profit (sinds een jaar of 6 denk ik), en waar je anders eeuwig bezig bent met dit soort credit nota's, is dit nu een druk op de knop en gaat alles auotomatisch. Ja, inklusief het op juiste wijze bijwerken van je statistieken, wat je met de hand gewoon echt helemaal nooit gaat lukken. Ik zeg het maar even ...

Bovenstaande samengevat : gewoon verkeerd gebruik van het systeem eigenlijk, en bij goed gebruik (maar wist jij veel) niets aan de hand. Die "wist jij veel" gaat toevallig niet op voor het internet (en pro-forma) verhaal, omdat *dat* er even nog niet in zit.


Gelukkig maar, want precies goed (waar ik er dus bang voor was dat dit juist fout zou kunnen zijn, en je zoiets nooit meer kan boeken a.g.v. de melding, nu).


Ik zal het nog erger maken voor je. Ook hier geldt weer een voorbeeld van een ander land, in dit geval toevallig de welbekende US en een best wel normaal land zou je zeggen. Maar hoe werkt het daar ? wel, buiten dat daar nog met cheques wordt gewerkt ook (iets ergers bestaat er haast niet, zie trouwens ook Frankrijk), zijn ze in de US gewend om dat soort kosten in te houden op een volgende betaling (voor een volgende levering). Dat is veeeel makkelijker dan crediteren en een cheque terug sturen. Jaja, dat kunnen we bijna zelf bedenken. En nu ? Tja, raden hoe  ga je niet, maar ook dit kan allemaal in Profit. Moet jij ergens ook wel kunnen gebruiken, alleen heb je eerst een cursus nodig, vrees ik.


Wel, wees blij dat je je in een land bevindt waar dit allemaal heel schappelijk wordt benaderd, en dat je eigenlijk alleen aan de beurt bent wanneer die (belasting gasten) zaken moeten uitzoeken omdat eigenlijk jij met een raar verhaal komt. Zo'n verhaal kan al zijn dat je na 10 jaar iets opvoert voor btw teruggave omdat een klant failliet is, waarne jij doodleuk mag verantwoorden waarom je ofwel niet je best hebt gedaan om het geld te krijgen, dan wel dat niet eerder hebt gecrediteerd. Het leuk is : van zoiets merk jij niets (en geen van onze klanten denk ik), en dat komt omdat je het over teruggaven hebt die niet opvallen. Bij ons echter kan het doodleuk om 2 ton gaan in een maand met minder dan dat aan opbrengst, en dan moeten die heren geld gaan overmaken waar ze gewend zijn te ontvangen. Dus alleen dan moet er tekst en uitleg worden gegeven, en waar wij zelf wel zo ver zijn dat je maar beter een normale credit nota kan maken (10 jaar later) dan vertellen dat je klant failliet is. Dit laatste gaat immers in de normale stroom mee, terwijl dat andere echt bij de normale belasting terechtkomt (bijzondere lasten).
Ofwel moraal : zolang we maar niet malverseren met z'n allen doet er niemand moeilijk, ook al is het niet 100% juist wat we doen (Betalingskorting verhaal). Als je "raar" doet v.w.b. je inkomsten (denk Internet) moet je het niet tè raar maken, want het eerste wat je overkomt is dat geen inspecteur kan volgen wat er werkelijk is gebeurd. Dan nemen ze het zekere voor het onzekere, en heb je dus zwarte inkomsten (al was dat 100 keer niet waar). Dus de werkelijke moraal van wat ik probeer duidelijk te maken is :

Zorg ervoor dat je kan aantonen hoe zaken zijn gelopen. Geen gel*l van "ik kon dat niet boeken in dat jaar want was al afgesloten", want dat is het eerste waar het precies fout gaat voor de inspecteur. Of je hebt geld zonder faktuur (laatste jaar van kontrole), of je hebt een afgeboekt faktuur zonder geld (eerste jaar van kontrole). Het laatste is nog slechter ook (want : waar is het geld).

Zo ver maar weer even.
Maar hartelijk dank voor het gegeven inzicht, want ik had zelf niet met de voorbeelden kunnen komen, denk ik.
Nu nog kijken of - en hoe alles goed oplosbaar is, ook wetend dat op dit moment wij zelf (Heart) het probleem lijken te kreëren.