Heart-Profit ERP

We zijn inmiddels zover dat we de eerste klanten de faktuur per mail versturen.
Gaat harstikke mooi!

Iets waar we nog mee zitten is de afzender van de mail. Hiervoor wordt het mailadres van de op dat moment ingelogde gebruiker gebruikt, zie schermafdruk.
Is het mogelijk een mailadres van een afdeling in te vullen (facturatie@vdetc..)? Hiervoor heb ik al een gesharede mailbox aangemaakt en hier komt ook de testrun in terecht.
Wanneer een klant een vraag heeft over een factuur en de factuur-per-mail replyed, dan zien alle medewerkers van de afdeling de mail. Handig, omdat niet iedereen fulltime aanwezig is.

Misschien moet dit via een bedrijfsparameter geregeld worden?

Tsja... hier kun je weer een komplete subadministratie bij verzinnen...

Registratie van emailadressen van afzenders op bedrijfsniveau, voor alle toepassingen waar vanuit het pakket een email verzonden kan worden.
Daar ben je er niet mee, want dat moet wellicht op Kontaktpersoonniveau, immers, voor één onderwerp kun je meerdere afdelingen hebben (voor binnenland/buitenland/overseas), met daarbij ook andere emailadressen. Daarna stellen dat indien ingevuld, dat mailadres wordt gebruikt als afzender, en anders het normale emailadres van de ingelogde gebruiker.

Misschien is het een idee om het alleen voor de documenten te doen die volgens een variabele layout worden verstuurd, om dan aan zo'n variabele layout een emailadres te kunnen koppelen. Hoef je er ook niet mee te zijn, want een engelse layout kun je nog steeds én voor buitenland én voor overseas gebruiken...

Ik wilde dit gisteren niet zeggen. In plaats daarvan had ik willen zeggen : Maar *ik* had dat van die meerdere "behandelaars" verzonnen, niet Pascal. Maar ja, intussen zit dat er dus wel in. Dus, 3 mensen beoordelen de fakturen (nee, niet bij jullie) en op 1 email adres komen de reakties ?

Kan nog wel, maar dan moet de "behandelaar" bekend blijven. Kan het mooi worden door ge-emailed. :smile:

1 van onze grootste klanten vereist dat de digitale fakturen verstuurd worden vanaf 1 mailadres.
Vandaar deze kick: is dit op korte termijn te realiseren? Ze willen dit geregeld hebben per 1 oktober.

Dit hoeft dus alleen maar geregeld te worden voor de digitale fakturen die middels onderstaande funktie gemaild worden (de funktie wordt uitgevoerd nadat er al een testrun is uitgevoerd en de fakturen nagekeken zijn).
Het zou handig zijn dat Heart bij deze funktie detecteert dat LH of NL is ingelogd en dan het facturatie-mailadres gebruikt ipv het eigen mailadres.

De mensen die faktureren hebben send as-permissie op het mailadres fac...@vdboschbeton.nl, dit zijn LH en NL.

BS. Niemand wil zoiets op 25 september geregeld hebben voor 6 dagen later. Dus misschien komen jullie er nu mee, maar de klant een jaar geleden ?

dit doe je toch met de kontaktpersonen van je bedrijf?   (bedrijfsparameters, relatieid verwijzend naar bedrijf-id)
dus onder "bosch" hangen je "kontaktpersonen" met dezelfde id als het het gebruikersid. Daar vul je bij beide gebruikers (beide kontaktpersonen van het bedrijf) een mailadres in, bijv. "Adminstratie@vdb...nl"

en dan is dat volgens mij de afzender. Althans, zo lijkt het te werken bij laco

Johan, op zich kan dat natuurlijk de job doen, maar wat je daarmee feitelijk doet is je standaard emailadres wijzigen. Dus, bij gebruiker JVR zeg jij: mijn mail adres is "facturatie@xxx.nl". Tuurlijk. Vervolgens wordt je faktuur onder dat mailadres verstuurt... maar de rest van je mails ook... en ik denk niet dat dát de bedoeling is. Iedereen wil onder zijn eigen naam mails kunnen versturen en reakties terug kunnen ontvangen, maar alleen voor de fakturatie geldt dat je uit naam van een ander wilt kunnen mailen.

Dit dan, in tegenstelling tot wat Pascal zegt, niet afhankelijk van de ingelogde gebruiker, maar gewoon 'algemeen' of o.b.v. de debiteur, immers, onafhankelijk van wie er faktureert zal die klant vereisen dat de afzender dezelfde is.

Wouter, bedoel je hiermee te zeggen dat je het 'algemeen' voor de funktie LOPRUF kunt realisren, dus dat igv deze funktie het mailadres fac...@vdboschbeton.nl gebruikt wordt? Zoja, wat kost het?

"Alles" kan, maar zie ook mijn reaktie van januari 2011, welk niveau?
Vervolgens komt daar Peter's reaktie bij m.b.t. behandelaars.

Alvorens überhaupt iets te maken, zou ik eerst denken dat het juiste niveau bepaald moet worden;
dus, leg zoiets standaard op funktieniveau (Uitgaande Faktuur) en je weet zeker dat je geen 'afdelingen' aan kunt, waar dat bij de TestRun wel aan de orde is. Een invalshoek zou ook kunnen zijn dat we op basis van een bedrijfsparameter mailen uit naam van het TestRun emailadres; die kun je dan al door de Debiteur laten afdwingen.

Mijn reaktie was enkel om richting Johan duidelijk te maken dat zijn oplossing niet wenselijk zal zijn.

Hoe dan ook, werk dit eerst maar uit met Peter, want hij reageert ook niet voor niets lijkt me.

Het is toch ingewikkelder dan ik had gedacht (/gehoopt).
En omdat er op dit moment 1 klant is die het wil, willen we er ook niet te veel voor betalen.

Het 'makkelijkst' lijkt me dan de oplossing die Wouter aandraagt:

Dan zit je nog wel met het punt wat Peter aangeeft: de behandelaar van de faktuur moet bekend blijven. Het is (bij ons) zo dat degene die de testrun draait, de fakturen ook controleert en vervolgens mailt.

/EDIT aanvulling: ik bedoel met degene die de testrun draait, dat dit degene is die de fakturen genereert. Je draait de testrun nl vanaf menu 3-3-3 Genereren fakturen (LOUFGN). Na de testrun zal dezelfde persoon de faktuur mailen/printen en komt als 'referentie' op de faktuur te staan. Deze referentie is ook degene die de faktuur verstuurt.

Het is meer wat anders en daarmee gemakkelijker.

1. Fakturen worden gegenereerd via 3-3-3.
Deze Fakturen hebben een behandelaar in Profit (zie Faktuur zelf).
2. De Fakturen komen in de mailbox van degene die de Fakturen genereerde.
Deze zijn dus ter kontrole.
3. De goedgekeurde Fakturen worden via Profit daadwerkelijk verzonden naar de klanten.
Gewenste aanpassing : Afzender iets van FFakturatie@vdBoch.nl
Dit dus in alle gevallen, en wie er ook op die knop "stuur maar" drukt.
4. Deze fakturen moeten ook daadwerkelijk naar deze mailbox FFakturatie@vdBoch.nl
Dit gebeurt nu niet. Zal wel de In-box worden vrees ik ...
Let op : Naar mijn idee zou dit weer een andere mailbox moeten zijn. Iets van VVerzondenFakturen@vdBosch.nl

5. Als een klant via email reageert komt deze reaktie aldus terecht in FFakturatie@vdBoch.nl
Iedereen die deze mailbox bekijkt / mag bekijken ziet die reaktie dus.
6. Wie de reaktie ook behandelt, in Profit zelf is de behandelaar zichtbaar die de Faktuur ooit kontroleerde alvorens ze werd weggestuurd.

PS: De dubbele beginletters zijn tegen spambots, anders is je box al vol voordat de eerste faktuur erin komt.

Ziet er goed uit. Even ter controle mijn opmerkingen in het vet toegevoegd.
Klopt dit allemaal wat ik zeg? Dan hoor ik graag hoeveel het kost om te maken  :smile:

Ok.

Bij ons komen de fakturen gegenereerd via 3-3-3 ook in de fact..@vdbosch mailbox, postvak in. Dit blijft ongewijzigd neem ik aan?
Onder 2-2-1, F5 tabblad 6, veld 'Kontaktpers. Email Testrun Faktr' staat kontaktpersoon 'F' ingevuld, welke het mailadres 'fac..@vdbosch heeft.

Verzenden goedgekeurde fakturen gaat via menu 3-3-2. Hierbij moet optie 'E-mailenK-pers. op 'J' staan.

Akkoord.

Dat is prima.

Dit hoeft wat ons betreft niet, wanneer een klant replied op het mailtje zou deze binnenkomen op VVerzondenFakturen@vdBosch.nl.
Wij hebben liever dat dit op hetzelfde mailadres fac..@vdbosch.nl binnenkomt. De gegenereerde mailtjes uit de testrun komen hier ook op binnen, maar we zorgen ervoor dat die testrun-mailtjes verplaatst worden naar een mapje 'testrun' voordat we de fakturen definitief gaan mailen.

Ok.

Ok.

Ok  :smile:

Ik hoor me er misschien niet mee te bemoeien, dus je mag deze reactie ook direct negeren.

Ik lees dit echter even, en ik vroeg me even af: Wat wordt de afzender naam? het adres is me duidelijk, maar in het mailprogramma kan ook een naam komen te staan in de kolom "van". Uiteraard: als er geen naam bekend is, zie je "ffacturenn@vdb...nl" staan in die kolom, maar  zou je misschien ook wensen dat hier eerst nog even "Afdeling administratie" oid komt te zichtbaar is, zonder de apestaarten?

Johan, we vinden het mailadres op zich duidelijk genoeg.
In de mail staat nog keurig een afzender met 'Afdeling Facturatie' etc. erop vermeldt dus dat gaat wel goed.

Wel bedankt voor het meedenken! :smile:

Is er al iets meer bekend? Ik zie (nog) geen draaiend rondje staan.
Als mijn toelichting niet duidelijk is hoor ik het natuurlijk ook graag.

Pascal,

Je hebt twee op/aanmerkingen gemaakt die weliswaar consistent met elkaar zijn, maar waarvan ik me afvraag of je zelf de kombinatie van die twee wel doorhebt;



Dit betreft dus de eerste op/aanmerking;
Merk eerst op dat die fakturen nu bij jullie in die fact..@vdbosch komen omdat je dat zelf(standig) zo hebt gedaan. Dus, niet omdat Profit dit doet. En niet helemaal terzijde : zodirekt gaat Profit dit dus wèl doen.




En dit betreft dus de tweede op/aanmerking.
Nee, natuurlijk hoef je dat niet, omdat je het eerste ook denkt niet te willen (of zoiets, blabla).

Ok. Je kan er een moeizaam verhaal van maken door te stellen dat je eerst de fakturen uit de testrun verplaatst naar een Testrun map, maar waar slaat dit nou weer op. Jahaa, omdat je met de huidige programmatuur niet anders kan. Maar dat ga je natuurlijk niet zo willen houden waar het zodirekt door de software wordt verzorgd en je feitelijk vraagt om dat er maar weer uit te slopen want "je doet het handmatig al". Eh ... lekker innovatief ? :smile:

Dus even (hopelijk) de kernpunten :

• Testrun zaken behoren niet door elkaar te staan met de echte ge-emailde fakturen.
• Ge-emailde fakturen horen niet door elkaar te staan met reakties van klanten. Let wel dit is geen "amateuristisch" mijn eigen PC met eigen email meer, zoals je momenteel nog wel werkt (reakties van klanten komen binnen bij de persoon die de emails genereerde).
• De ge-emailde fakturen moet je beschikbaar houden.
• De Testrun emails mag je wat mij betreft ook bewaren, maar waarom weet ik niet. Hoe dan ook, als je "niets doet" staan die op de PC van de persoon die de Testrun draaide (op PC = in email inbox van)
• Mocht je inderdaad alle Testruns op 1 plek willen bewaren, dan kan je daarvoor weer een inbox kreëren net zoals je dat nu al doet. Maar dan met een weer andere naam (Testrun@)

Als laatste, mocht het zo zijn dat je wilt kunnen zoeken op een faktuurnummer en of er op is gereageerd waarbij je feitelijk expliciet ziet dat er niet op is gereageerd doordat je wel de faktuur zelf ziet - en dat *dat* je reden is om de reakties in dezelfe box te willen als de fakturen zelf, hang dan een email-map boven beiden en zoek in die map.

Er vanuit gaande dat het gebeurt zoals ik het wel aardig vind : totaal 11 uur.

Bedankt voor je uitgebreide toelichting. Ik zal het morgen bespreken met Nathalie.

We zijn benieuwd wat je precies  gaat maken voor die 11 uur. Dus wat wordt er aangepast in het systeem?
Maak je dan iets dat we de optie hebben om 2 mailadressen in te stellen (testrun en definitief)?

- Mailbox Gefaktureerd (Bedrijfsparameter, 4 uur)
- Mailbox Afzender (Bedrijfsparameter, 4 uur)
- Mailboxen vullen vanuit de betreffende funkties (3 uur)

De Testrun Mailbox vul je dus zelf middels een Forward zoals je dat nu eigenlijk ook al doet met Gefaktureerd (zo ongeveer, maar ik neem aan dat je me begrijpt).

Even kijken of ik het goed snap:

- Mailbox Gefaktureerd (Bedrijfsparameter, 4 uur) > dit het mailadres waarnaar de testrun verstuurd wordt (menu 3-3-3 genereren facturen)?
- Mailbox Afzender (Bedrijfsparameter, 4 uur) > vanaf dit mailadres gaat de digitale factuur naar de klant
- Mailboxen vullen vanuit de betreffende funkties (3 uur)

Heb jij gedroomd van testruns of zo ?

Eigenlijk geloof ik niet dat je het niet begrijpt. Het lijkt er meer op dat je het niet wilt horen ...

Doe maar net alsof ik de posts vanaf gisteren hieronder heb gepasted. Ok ?


Laatste keer (echt waar) :
Output van de Testrun komt bij degene die 3-3-3 doet, net zoals nu.
Als jij dat "met alle geweld" verzameld wil hebben in een centrale mailbox dan forward je de betreffende berichten (van de twee behandelaars die nu 3-3-3 doen) naar een centrale mailbox "Testruns@" - feitelijk zoals je nu ook doet volgens mij.

En anders houd je het er maar op dat IK het niet begrijp. Ook goed. Alleen dan gebeurt er dus niets meer. :wink:

Hierin verandert er dus niks tov nu: mail gaat bij genereren van de facturen naar de gebruikersmailbox.
Waarom moet er dan een bedrijfsparameter komen voor 'mailbox gefactureerd' als dit niet veranderd tov nu?

De werking is goed, maar die 1e bedrijfsparameter is dan toch niet nodig? Dat snappen we ff niet; als het nodig is om de werking te garanderen dan is dat ok.

Tuurlijk verandert er wel wat. Jij hebt namelijk "alle zooi" in die mailbox staan nu. Ik alleen de werkelijk gefaktureerde. En dàt krijg je met forwarden niet voor elkaar. Ikke lekker wel ... :smile:

Doen dan maar ?
Ik snap best dat het wat moeilijk is om te volgen. Als het straks niet uitpakt op een werkbare manier dan veranderen we het wel (kosteloos). Goed ?

Ik heb overlegd en zo is het goed. Graag maken voor 11 uur  :smile:
We willen het wel graag eerst testen, dus niet meteen in Produktie zetten maar eerst in de Test-omgeving. (Of dat het met de eerstvolgende upgrade meekomt).

Komt voor elkaar ... 8)

Ok, zorg even dat je in leven blijft ...

Eergisteren stonden we hier al in dubio of een Bedrijfsparameter nou wel het beste is, en nu alle kogels door de kerk zijn twijfelen we weer. En, ik denk dat het navolgende ook nog beter aansluit bij wat je oorspronkelijk wilde :

De twee veldjes voor de email-adressen kunnen we beter bij de Layouts opnemen.
Voordeel : Je kan dan later ook iets als de Opdrachtbevestigingen (enz.) op deze wijze gaan doen (anders moeten er daar weer bedrijfsparameters voor komen);
Nadeel : Als je nu bijvoorbeeld 3 Layouts hebt voor de Faktuur, moet je op 3 plaatsen hetzelfde email adres gaan invullen.

Tja, het nadeel is natuurlijk nooit een super-nadeel en hooguit is het niet mooi "genormaliseerd" (en daarom stuit het in eerste instantie een beetje tegen de borst hier).

De twee veldjes zullen standaard bij alle Layout Typen beschikbaar zijn, maar, alleen bij de Faktuurl Layout zie je ze. Immers, bij de andere Layouts kunnen ze nu niets doen. Dus, later is dat voor ons een kwestie van in 10 seconden wat aanpassen en kost dan dus niets.

Advies is dus om het zo te doen, en we beginnen er meteen maar aan ... :swoon: Prijs blijft gelijk.

Ik heb het overlegd, lijkt me een prima oplossing.
Dus bij deze akkoord.
:17c:

Dit deel is zelfs met alleen een emailadres veldje met een trucje wel mogelijk;
vul het emailadres van de afzender straks niet met fakturatie@uw bedrijf.nl maar met "Afdeling Fakturatie" <fakturatie@uw bedrijf.nl>  :smile:

Nb: Maar, merk op, je hebt maar 80 posities...

E.e.a. is klaar (zie http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=24676.0), maar, vereist een Upgrade.

Wil je dit eerst kunnen testen in test, dan alleen de Upgrade in Test uitvoeren, en nog even niet doorzetten naar Produktie.

De veldjes die omwille van dit maatwerk in de Systeembestanden erbij zijn gekomen, heb ik al op een rustig tijdstip aan jullie database weten toe te voegen; je hebt dus grote kans dat je deze Upgrade gewoon in Test kunt uitvoeren terwijl iedereen in Produktie door blijft werken.

Ok dat is mooi!
Er is echter nog 1 puntje wat misschien eenvoudig opgelost kan worden en wat ik dan graag mee wil nemen als dat kan:

Wanneer je vanaf 3-3-2 een PDF print middels CTRL-F2 dan wordt er keurig een naam aan de PDF gegeven (schermafdruk 1).
Dit is ingesteld bij de layout-parameters (schermafdruk 2).

Doe je echter 3-3-2 Afdrukken facturen, F1 (E-mailen K-pers. op "J"), dan staat de naam op PRFILE.PDF

We willen graag dat de naam aangegeven bij de layout-parameters ook wordt toegepast op de gemailde facturen.
Heb ik ergens iets vergeten in te stellen, of moeten jullie hiervoor nog iets doen?

Ik zal eens kijken, bij ons werkt dat wel, en komt de mail aan als:

Kun je me trouwens eens zo'n mailtje doorsturen met die PRFILE.PDF eraan ?

En heb je ergens in de testbestanden een Faktuur van een testklant die ik staffeloos kan mailen zonder dat een klant van jullie gek wordt van alle mailtjes ?

Bedankt voor je mail.

Ik kan het inmiddels nadoen.

De omzetting naar de opgegeven naam vindt plaats zodra je ervoor kiest een Shift-/Control print op te slaan, óf indien je een print opneemt als Kontaktverslag. Dus, v.w.b. deze situatie: omdat ik de faktuur wél in de Kontakten opneem, gaat het bij mij wel goed.

Ik ga hier even naar kijken, want ook deze faktuur zou onder de juiste naam verzonden moeten worden;
als de klant nu "opslaan als" doet, zal steeds de vorige faktuur worden overschreven, want alles heet "prfile.pdf".

Dat is inderdaad de aanleiding om het te melden - op zich bijzonder dat het nu pas bij ons gemeld wordt door een klant aangezien we al een aardige tijd facturen via de mail versturen.

Ok, gevonden, en ook opgelost. Zie http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=24680.0

Dankje!
Dan wil ik graag bij deze een update aanvragen zodat ik de aanpassing kan testen.

Upgrade staat voor je klaar op de website.

bedankt :)

Update overgezet, het gaat nu goed.