Heart-Profit ERP

Heeft iemand ervaring met digitaal factureren vanuit het pakket,en de organisatie?
 

Nu de mogelijkheid bestaat om digitaal te factureren willen daar gebruik van gaan maken.
Daarbij denken we aan facturen in pdf format versturen.
Wij vragen ons af hoe we die factuur bij de juiste persoon of in de juiste e-mailbox krijgen?
Kan er een factuur e-mail adres worden toegevoegd?
Is er iets in het pakket dat mailen van facturen mogelijk maakt?
Wat moet er veranderen aan de facturering ten opzichte van wat we nu doen van uit het pakket?

Paul Woelders

 

Paul, als ik de PDF even erbuiten mag laten (daarover lopen andere uit te werken topics), dan moet dat kunnen voor een 6 uur.

Bij de Kontaktpersonen kan je dan aangeven welke persoon (mogen er meer zijn) de Faktuur moet ontvangen, en bij de Debiteur kan je dan aangeven dat de Faktuur via email wordt verzonden.

Als je bij de Wijzigen Kontaktpersonen kijkt, zie je de twee al werkende voorbeelden onderin. Daar kan je mee testen als je het leuk vindt.

De PDF is op dit moment nog een moeilijker verhaal, waarmee ik je adviseer het eerst eens zonder te doen.

pdf verhaal staat in :

http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=21244.msg31319#msg31319 (http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=21244.msg31319#msg31319)

mvg


Marco

Peter,

zit ik er heel erg naast als ik voor het testen een vinkje moet zetten bij automatisch mailen naar contactpersoon?

Ik heb een order gegenereerd en wil de bevestiging mailen naar de contact persoon, erstaat in het menu wel een optie
autommatisch mailen naar contactpersoon , echter deze optie is grayed out kan ik niet aan of uitzetten .


paul

Ik neem aan dat je naar dit scherm verwijst omdat daar ook al de email rubriekjes voor Opdrachtbevestiging en Inkooporder staan.

Als die beiden op de manier werken zoals je hierboven beschrijft, denk ik dat dat v.w.b. de Opdrachtbevestiging niet zal uitpakken zoals je wilt.

Ik bedoel: een klant heeft 3 inkopers. Jan, Piet-Joris en Corneel. Jan is verantwoordelijk voor de binnenlandse markt, Piet-Joris doet buitenland-EG en Corneel doet alles daarbuiten.

Jan plaatst een order, en onze verkoper registreerd in zijn verkooporder netjes dat Jan de order besteld heeft.
Voorheen werd de Opdrachtbevestiging gericht aan Jan, Piet-Joris of Corneel, afhankelijk van wie de order besteld had.

Als ik e.e.a. goed lees zal nu de Opdrachtbevestiging dus naar alle Kontaktpersonen gaan bij wie "Opdrachtbevestiging Emailen op Ja" staat, met als resultaat dat Piet-Joris en Corneel ook 'vermoeid' worden met Jan's Opdrachtbevestigingen, terwijl zij niet over zijn orders gaan. Klopt dat?

Paul,


Het voorbeeld wat je hanteert (of wat ik gaf) is een beetje een vervelende, wat die doet het alleen als de Orderbevestiging automatisch volgt uit het maken van de Verkooporder (daar zou wel eens een Bedrijfsparameter voor kunnen zijn). En niet als je de print rechtstreeks opstart, dan is de rubriek disabled. Vraag me niet waarom, maar het heeft een reden.

Wouter, ik vrees dat je gelijk hebt. Het zou me logisch lijken als het ook inderdaad zo is gemaakt dat alleen de "geadresseerde" in de Verkooporder de email krijgt. Maar mij staat niet bij dat dit zo in het ontwerp zit.
Maar we vragen het stiekem even aan Richard ...
?

Aangaande de Inkooporder is het eigenlijk nog erger. Daar wordt nu om een optionele Kontaktpersoon gevraagd, die echt zal moeten zijn ingevuld om de Inkooporder ook bij de juiste persoon te krijgen, en die ook gebruikt zal moeten worden (als enige !).
Het zou nog steeds logisch zijn als ook dit momenteel al wordt gedaan. Maar ook hier : in het ontwerp stond het niet.

Richard ... ?

Merk op dat het nog steeds geen kwaad kan dat je bij meerdere Kontaktpersonen kan aangeven "Ontvangst Orderbevestiging" etc., en dat dit een algemeen principe betreft wat nu toevallig wordt gebruikt door funktionaliteit die eerder behoort (!) te filter zodat er maar één kan worden gekozen.
:13c:

Het is zo dat bij de Verkooporder inderdaad iedereen bij wie staat aangegeven dat hij/zij een Orderbevesting per Email moet krijgen, een email van de Verkooorder ontvangt.

Bij Inkoop is het zo dat als er een Kontakt-persoon ingevuld is, deze de email krijgt. Is er geen Kontakt-persoon ingevuld, gaat hij bij de Kontakt-personen zoeken van de Leverancier of er aangegeven staat dat hij/zij een Email moet krijgen.

Ok, dank je. Voor de helft toch goed dus.

Voor de Verkooprder zou dat inhouden dat "Kontaktprs." op het tweede tabblad op gelijke wijze gerespekteerd zou moeten worden.
Trouwens, ik zie even niet wat die "Bij" moet doen die daar achter staat. Heeft die/dat er mee te maken ?

Maar Richard, zou je dit bij gelegenheid willen aanpassen ?
:13c:

Peter,

 Ik probeer  mij voor te stellen hoe het moet gaan werken
          We bedoelen toch dat, het zo gaat werken dat als er een “factuur emailadres” opgegeven is, de factuur zonder tussenkomst van wie dan ook,
          in die postbak wordt gedumpt.
          We riepen PDF omdat dat de enige manier is die wij kennen waarop een factuur netjes aan een mail gehangen kan worden,
          begrijp me niet verkeerd, maar het komt er op neer dat er bij ons gedacht wordt dat de e-mail kop niet bij de factuur hoort. Niet echt een foute gedachte denk ik.

Wat we ons niet realiseerden is dat er zo wie zo geen mavom kenmerken uit het pakket komen , we gebruiken immers voorgedrukt papier met logo’s en voorwaarden en wat al niet meer
           
We zullen dus iets moeten doen met de layout van de factuur zoals we die willen mailen.
Doe ik raar als ik zeg dat dat in html opgelost worden kan met een prachtige stylesheet waar in alle vaste gegevens worden opgenomen in diverse kleuren en maten?

Kunnen invloed uit oefenen op de look en feel van onze gemailde factuur nadat de ontvanger hem afdrukte of komen we dan weer op het pdf format uit?
Er bestaat hier de angst dat de door ons prachtig opgemaakte digitale factuur, verwordt tot een lelijk smerig vod op het moment dat je hem afdrukt.

kan je een tip van de sluier oplichten met beterekking tot wat je in zes uur realiseren kan??

       
 

Paul,

Als je nu het voorbeeld van de Inkooporder zou nemen (maar waarbij ik niet weet of je deze funktionaliteit nu al net wel of nog net niet hebt, gezien de datum van jouw laatste upgrade !) dan zie je dat die is bedoeld voor ... html.
Die doet dus precies wat je wilt per jouw laatste post (en is dus geen PDF zoals je oorspronkelijk vroeg). Eén ding : We onderkennen dat nog helemaal niet bij het faktureren (of bij Afdrukken Faktuur zo je wilt). En, ik moet even uitzoeken wat het kost om alleen dit te kunnen (en wat deels al was besloten in die post van Marco)).

Richard kan denk ik in een post hierna wel even een voorbeeld posten als attachment in het forum, wat dus als een letterlijke attachment van een email is gehanteerd (en automatisch gegenereerd door Profit). Afdrukken Inkooporder, klaar.
En zo moet het worden : Genereren Faktuur, klaar.

De layout maak je helemaal zelf en bestaat dus uit deels HTML.

Peter
:13c:

Bedoelde je deze?

Ja, bedankt.

Paul, let niet te veel op de indeling, want dit was maar een test voor ons om het te kunnen ontwikkelen.
Maar op dezelfde wijze zou je de faktuur maken. Beetje (erg) prutsen in de Variabele Layout en HTML, maar uiteindelijk lukt dat wel.

Het bepalen van de Kontakt-persoon bij het Printen van de Orderbevestiging t.b.v. Emailen is aangepast en werkt net zoals bij het printen van de Inkooporder.

Indien de Kotakt-persoon ingevuld is zal hij naar deze Kontakt-persoon de Email versturen, staat de Kontakt-persoon niet ingevuld, gaat hij bij de Kontakt-personen van de Debiteur kijken wie allemaal een Email van de Orderbevestiging mogen krijgen.

Richard

heb ik denk ik ff een upgrade nodig wwil je die voor me maken zodat ik die in het weekend uitvoeren kan

Dank je wel

:13c:

Ik zal zorgen dat er vrijdag een klaar staat of wil je hem eerder hebben?

Per e-mail  in Html
kan het dan zo zijn dat ik een Html layout verzin, met daarin dezelfde variabelen als nu in de geprinte versie?

als ik dan briefhoofd en logo's en dergelijke als plaatje op sla op een internetserver , ik weet het ik vloek waarschijnlijk  op een plaats waar het niet mag, dezelfde server als waar de webshop op draait,Kan ik in mijn de plaatjes definieren  in de layout en vervolgens de geadresseerde de plaatjes laten  downloaden, om de factuur kompleet op zijn scherm te krijgen.

 maak ik hier een denk fout of klinkt aannemelijk?


dank je wel

Even onder voorbehoud van eventuele kombinaties die nu ergens niet willen in de layout zelf (maar dat zullen we dan kunnen aanpassen) ... Ja.

Ik weet alleen niet of je dat moet doen;
Met alle firewalls en zo is er geen email meer die vanzelf de plaatjes laat zien ("klik hier zus en zo om ...") àls je ze al nog kan zien.
En dit gaat dus niet om plaatjes, maar om een verbinding die ter plekke nodig is om de gegevens van jouw server te laden. Die verbinding wordt vervolgens gezien (door virusscanners e.d.) als het op het systeem koekeloeren omwille van spyware enz.

Dus het kan wel, maar ik zou het zo niet doen ...

Upgrade staat voor je klaar.

Richard,

Ik zit nog met een probleempje, na de upgrade van dit weekend, dacht ik even een test te doen met het emailen van een orderbevestiging.
Dat liep niet helemaal af zoals ik verwachtte, er gebeurde helemaal niets.

Kan jij me vertellen waar welke vinkjes moeten staan om eea werkend te krijgen?

ik heb bij de kontaktpersoon mk bij mkteleservice
  aangegeven dat ze de orderbevestiging per email zou moeten ontvangen en haar e-mailadres ingeklopt
  Ik vergeet vast ergens een setting kan je aangeven waar???

dank

paul

Peter,

 ik ben aan het stoeien met mijn layout in HTMl  omdat ik de orderbevestiging wel heel fraai vind.
Kom ik even tot het volgende:  de layout die we getest hebben is door jullie gemaakt niks mis mee, maar we willen nog wel eens gebruikmaken van  orderbevestigingen, pakbonnen en facturen om klanten te laten weten dat we er niet zijn of andere speciale gelegenheden kenbaar te maken.

Dat wordt wat lastig met een vaste layout. Vraag ik heel veel, als ik vraag in hoeverre de layout variabel te maken is zo dat ik nog netjes kan laten weten dat ik gesloten ben oid .

En stel nu dat je zegt dat kan toch wel in de e-mail dan nog moet ik voor de e-mail de deur uit gaat de mogelijkheid hebben de regels toe te voegen  en dat lijkt me ook niet ideaal

Tja, moet toch niet zo moeilijk zijn;

Bij de Bedrijfsparameters ergens de betreffende algemene tekst (1 regelig, 4 uur).

Een algemene Layout Variabele (overal toepasbaar) die de inhoud van die tekst bevat. 0,5 uur.

De eerstgenoemde 4 uur krijg je voor 2. Je weet het, crisis tijd ...
:smile:

Wat bedoel je hier eigenlijk mee ? je hebt het toch wel over Variabele Layoputs ?

Ja we gebruiken variabele layouts.

Peter ik denk nu dat ik het begrijp mocht het straks toch anders zijn kom ik er wel op terug

Peter,

ik heb in attachment plakte ik een html layout zo als die er naar ons idee uit zou moeten zien.
 het ip adres is van mijn prive machine dat passen we nog wel een keer aan.
wil jij er een blik opwerpen en mij vertellen:

         Kunnen we met deze layout uit de voeten als we volledig automatisch willen factureren naar Email
         Volledig  automatisch, is denk ik niet het goede woord we willen wel kiezen hoe laat die mail vertrekt, dus wanneer we factureren.

         De factuur laten vertrekken als de pakbon in de envelope zit is niet echt een gewilde optie de factuur komt dan minimaal een dag eerder aan dan de goederen en daar 
         voorzien we wat oneffenheden

        Is het  dan mogelijk dat we inzicht krijgen in welke facturen zijn gemaild, en daar mee bedoel ik, we willen eigenlijk alleen maar dat gemailde facturen niet nog een keer     
         in de papierwinkel terug komen.
Wel willen we graag de mogelijkheid houden alsnog een factuur voor deze relaties te printen, je weet immers nooit of je nog eens een papieren ding moet sturen.

de mee gestuurde layout is in het engels ik zie nog even niet hoe we de nederlandse en franse variant in het systeem krijgen, mogelijk kan je daar wat meer over zeggenb?



En dan ook nog een belangrijke vraag wat voor zie jij als kosten om e.e.a. zo te maken dat het werkt zoals hier boven geschetst

en natuurlijk al mijn verhaal niet duidelijk is op alle fronten laat het me weten

dank je wel

 

Paul,


Ik heb niet alle variabelen beoordeeld (weet ook niet of dat je bedoeling wel is), weet ook niet hoe je dit in elkaar hebt gebakken (gewoon handmatig een HTML maken denk ik ?) maar ... ziet er toch prima uit ?
Als je op iets specifieks doelt waarnaar we moeten kijken, moet je dat maar even zeggen ...


Dat laatste is dan denk ik waar het wel op neerkomt ja. En dan "Faktureren t/m Leverdatum" invullen.


Die is me niet helemaal duidelijk. Maar, misschien is het jou nog niet helemaal duidelijk ? :smile:
Bij de Debiteur kan je (dan) aangeven wie een email moet krijgen voor de Faktuur. Dit zal -net zoals bij EDI- zo werken dat je tegelijk ook "Papier" kan opgeven. Dit laatste zal je in principe niet doen, maar zal je -net zoals bij EDI- in eerste instantie wel doen. Voor het geval de email adressen niet juist zijn enz. enz.; eigenlijk een proefdraai pereiode dus, en dan is het handig dat je aan een stapel papier kan zien wie je wat hebt gestuurd. Overigens verkies je dat wellicht sowieso wel. Eén probleempje ... je zal een grote stapel papiier krijgen, waarbij sommigen al zijn ge-emailed, en anderen nog niet. Dus hoe je daar nu mee omgaat ? (de "kopieën" voor het archief altijd naar een andere bak of zo ?).
Hoe dan ook, een faktuur die gisteren eruit is gekomen en is ge-emailed, komt er vandaag niet weer uit. Wat dat betreft is het niet anders als anders !


Eigenlijk herboven al behandeld, tenzij je (ook) iets bedoelt als ad-hoc even een printje maken, waar a. emailen aan staat (die gaat dan ook weer) en b. het printen misschien niet aan staat (dat moet je dan aanzetten). Dus ja ... ik denk dat daar iets voor nodig is wat er nog niet is. Misschien een vinkje bij het Faktureren "Elektronische berichten respekteren J/N" of zo. Default is Ja, en bij Nee komt er gewoon (en alleen) een papiertje uit. Maar ik weet niet of je dat ad-hoc verhaal bedoelde. Zo ja, reken hiervoor dan op 2,5 uur.


Of ik snap de vraag niet, of jullie hebben nog nooit enig uitgaand dokument in meerdere talen gehad ? Zeg eerst maar even welke v/d twee het is, voordat we onnodig zitten te typen. Ok ?


Buiten de eventueel benodigde eerde genoemde 2,5 uur, en met de voorzieningen die er intussen zullen zijn (lees : nu aan het aankomen zijn) ... 8 uur ? Ik kan het nog niet helemaal overzien (eigenlijk moet dat verhaal rond Profit-Print-3 eerst klaar zijn) en ik denk dat die 8 uur wel maximaal is hoor. Eén niet onbelangrijk ding : zoals alles in elkaar gaat zitten zou het kunnen zijn dat je Profit-Print-3 nodig hebt (200 euri Basisprijs). Even aannemend van niet (en dat je dus ook niet het geheel wilt omzetten naar een PDF) kunnen we er ook nu al mee beginnen ...

Peter,

Als ik het goed begrijp komt het er op neer dat, we de mogelijkheid krijgen zoals bij edi om te kiezen e-mail
papier of beide.

daar mee is eigenlijk alles wat ik wil bereikt.

Ik was even bang dat er een en ander in de methodiek compleet overhoop zou moeten. uit jouw antwoord begrijp ik dat dat niet gaat gebeuren.

Als ik zoals nu factureer en ik heb mij mijn relatie opgegeven -mail de factuur maar en doe het niet op papier voor deze relatie men ik eigenlijk waar ik wil uitkomen.
Als ik dan ook nog bij bijvoorbeeld duplicaat facturen, de keuze zou kunnen maken tussen digitaal of papier  denk ik dat het goed is zo



aangaande de verschillende layouts ten behoeve van verschillende talen, jawel die gebruiken we wel nederlands frans en engels.

De vraag is eigenlijk gaat hoe gaat deze layout  zich verhouden tod de  nedk1 en de frak1 faktuur koppen in de variabele layouts

De uren die je opgeeft ga ik op de geeikte plek voor leggen den ik kom daar op terug.

PDF nee dat is naar mijn idee niet echt de bedoeling maar ook heir ga ik nog ff in conclaaf.



 

Paul, ik weet niet goed of je een probleem ziet of dat je het gewoon niet weet. V.w.b. het laatste dan maar : geen verschil met de normale layouts zou ik zeggen. Je noemt wel "koppen" en ik weet niet waarom ...

Wordt na tel. overleg (DK) gemaakt voor 10,5 uur.
:13c:

Hallo PWoelders,

E.e.a. is gereed zie http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=21767.0. Hievoor heb je echter wel een Upgrade nodig.

Richard,

Goed nieuws!!

Die upgrade kan je die voor me regelen?
Als dat vandaag niet meer lukt,schuif het dan maar een week op.

thnx

paul

:13c:

Upgrade staat er.