Print Page - Mailingselekties

MAILINGSELEKTIES

Een Mailingselektie betreft een per Kriterium op de zetten Selektie uit Relatiegegevens via alle daarvoor beschikbare middelen zoals zichtbaar in het CRM Menu, en e.e.a. via operatoren zoals < > = >= <= alsmede AND, OR, NOT. Een Mailingselektie is een middel om Relaties-/Kontaktpersonen in een Kriterium te genereren, middels een selektie op basis van een of meerdere kondities. In beperkte mate is het ook mogelijk om met haakjes te werken, waarmee bijv. eerst het resultaat van twee kondities met elkaar vergeleken kunnen worden alvorens dat resultaat af te zetten tegenover een derde konditie. Zijn de Relaties-/Kontaktpersonen eenmaal aan een Kriterium gekoppeld (gegenereerd o.b.v. de Mailingselektie) dan werkt het genereren van de mailing vervolgens als vanouds.
Zie ook http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=17634.0

Er zijn 3 soorten Mailingselekties:

1. Mailingselektie o.b.v. een veldnaam uit een tabel (V)

2. Mailingselektie o.b.v. een Managementdefault (M)

3. Mailingselektie o.b.v. Kriterium (K)

Zoals gezegd betreft een Mailingselektie een per Kriterium op te zetten selektie. Bij een Kriterium kan worden aangegeven of de Relaties-/Kontaktpersonen van dat Kriterium moeten worden bepaald o.b.v. een Mailingselektie, d.m.v. aangeven van welk type Mailingselektie gebruik gemaakt moet worden V/M/K.

1. Mailingselektie o.b.v. een veldnaam uit een tabel (V)

Middels een Mailingselektie o.b.v. een veldnaam uit een tabel hebben we de mogelijkheid gekreëerd om te kunnen filteren op iedere Tabel in Profit waarin een Relatie-Identifikatie voorkomt. Hierbij valt in eerste instantie te denken aan selekties op basis van de tabel "Relaties", waarvan onderstaand een voorbeeld:

We beginnen met het aanmaken van een Kriterium t.b.v. het selekteren van alle Relaties in een bepaald postkodegebied. Deze selektie wordt opgezet als een Selektie o.b.v. Velden uit een Tabel.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305001.png)

In een vervolgscherm kunnen we aangeven op welke tabel we willen filteren. In dit voorbeeld Relaties (LORE), maar zoals de combobox aangeeft zijn alle tabellen waarin een Relatie-Id voorkomt (mag ook Debiteur, Crediteur of Vervoerder zijn) geldig.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305002.png)

Eenmaal de tabel geselekteerd kunnen we middels een volgende combobox aangeven op basis van welk veld het Relatie-Id bepaald moet worden. Het kan nl. voorkomen dat er in 1 tabel meerdere Relatie-Id's voorkomen, zoals bijv. "Verkooporders" die "Debiteuren-Id's" en "Vervoerder-Id's" bevat. Standaard wordt het Id geselekteerd welke bij de logische sleutel hoort (Debiteur-id i.g.v. het Debiteurenbestand). Hoewel minder voor de hand liggend, kent de tabel Relaties ook een 2e Relatie-Id, nl. een veld waarmee kan worden aangegeven dat de ene Relatie doorverwijst naar een andere Relatie. In ons voorbeeld laten we de Relaties baseren op basis van de Relatie-Identifikatie LORE_RID.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305003.png)

Een volgende mogelijkheid betreft het kunnen opgeven van de Sorteerwijze. Ieder resultaat kan gesorteerd worden op basis van een van de velden uit de tabel waarop gefilterd wordt. Indien hier niets wordt opgegeven, dan zullen de resultaten standaard worden gesorteerd op basis van hun Identifikatie, maar, zie bijv. onze selektie op de Relatietabel, we zouden ervoor kunnen kiezen om de resultaten te sorteren op basis van hun Postkode.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305004.png)

Als laatste kan worden aangegeven of het resultaat oplopend danwel aflopend gesorteerd moet worden.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305005.png)

Bij gebruik van F1 zal het Konditie scherm van de Mailingselektie worden aangeroepen. Hierin moeten we gaan aangeven aan welke kondities er voldaan moet worden. Dat de gewenste Relaties moeten voorkomen in het Postkodegebied 28xx hebben we immers alleen nog maar tekstueel in een omschrijving gezet, nu moet het systeem nog weten dat er op postkode gefilterd moet worden.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305006.png)

Het Konditie scherm toont alle velden uit de Tabel waarop gefilterd wordt, en biedt de mogelijkheid om middels "gelijk aan", "groter dan", "kleiner dan", "ongelijk aan", "komt voor in range", "komt voor in reeks" selekties te maken op die velden. Zolang er geen selektie gemaakt is, zal de regel disabled (niet aktief, lichtgrijs) worden weergegeven. Een selektie op het veld op basis waarvan het Relatie-Id bepaald moet worden is altijd verplicht, en kan niet worden uitgeschakeld. Standaard zal er voor dat veld een "ongelijk aan" de waarde "leeg" van toepassing zijn.
Het scherm bestaat uit 3 delen. Middels het eerste deel worden de kondities opgebouwd. In het 2e deel staan een tweetal buttons, en wordt weergegeven hoeveel Relaties er aan de opgegeven selektie voldoen. Het 3e deel toont een Grid met de resultaten op basis van de velden waarop gefilterd werd.

In het 2e deel van het scherm vinden we een button 'Bepaal Resultaat'. Als hierop geclickt wordt, worden de opgegeven kondities toegepast op de geselekteerde Tabel, en worden de resultaten bijgewerkt in het Grid eronder. Stel dat we zonder een filter op postkode op te nemen direkt op deze button zouden clicken, dan krijgen we een overzicht van alle Relaties die voldoen aan de konditie "Relatie-Identifikatie <> leeg". In het 3e deel van het scherm wordt getoond hoeveel Relaties voldoen aan de selektie (1270), en het Grid toont deze 1270 Relaties, gesorteerd op Postkode.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305007.png)

In ons voorbeeld willen we niet alle Relaties hebben, maar de Relaties die in het Postkodegebied 28xx zitten. Ofwel, Relaties met een Postkode 28.. t/m 28zz. Door de velden van de Tabel "Relaties" bladerend, vinden we het veld "Postkode". Hierop zetten we een "komt voor in range" selektie. Zodra de "komt voor in range" (6e option) aanvinken, wordt er een Van - T/m selektie aktief. Hierin geef ik de postkoderange 28 t/m 28zz in.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305008.png)

Omdat het niet gezegd is dat Uw selektie altijd maar bij 1 konditie blijft, moet U zelf altijd opdracht geven het resultaat van de kondities opnieuw te bepalen door op de daarvoor bestemde button te clicken.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305009.png)

Onze selektie levert 32 Relaties op die zich bevinden in het Postkodegebied 28xx t/m 28zz.

Zou onze Relatietabel enkel Relaties bevatten in Nederland, dan zouden we nu klaar zijn. Hier mogen we echter niet vanuitgaan. We filteren nu enkel op Postkode waar we eigenlijk op "Nederlandse Postkodes" zullen willen filteren. Het kan nl. best voorkomen dat er een buitenlandse relatie is opgenomen waarvan de postkode ook overeenkomt met de 28 t/m 28zz selektie. Willen we het goed doen, dan moeten we onze selektie dus uitbreiden met "én Landkode = Nederland".

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305010.png)

Indien we klaar zijn met de Kondities van de Mailingselektie, dan moeten we op de button 'Opslaan' drukken. Hiermee worden de opgegeven Kondities opgeslagen, en worden de Relaties die voldoen gekoppeld aan het Kriterium.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305011.png)

Bovenstaand een redelijk eenvoudig voorbeeld van een selektie op basis van een Relatie. Maar, omdat er op iedere tabel waarin een Relatie-id voorkomt gefilterd kan worden, zijn er legio andere mogelijkheden. Bijvoorbeeld een selektie op het Debiteurenbestand v.w.b. Debiteuren met een Kredietlimiet. Of Debiteuren die aan een bepaalde Verkoper gekoppeld zijn. Selekties o.b.v. produkten die door een Prospekt worden afnemomen. Noem maar op.

Een tweetal selekties wil ik nog even behandelen:

a. Selektie op basis van het aantal voorkomens (records) wat voldoet.

Een Relatie zal maar 1 keer voorkomen in het Relatiebestand. Een Relatie is òf wel òf niet opgenomen als Debiteur-/Crediteur en zal dus ook maar 1 keer in de Tabel Debiteuren/Crediteuren voorkomen. Nemen we echter de tabel "Verkooporders" als basis, dan zal een Debiteur-id daar meerdere malen in voor kunnen komen, immers een Debiteur zal meerdere Verkooporders kunnen hebben. Speciaal voor dit soort 1:n (één op veel) relaties is er een speciaal soort konditie opgenomen, nl. een selektie op het aantal voorkomens, het aantal records wat (per Relatie) voldoet aan de opgegeven selektie.

Bij de tabel "Verkooporders" staat deze selektie mij toe om te selekteren op het aantal Verkooporders die onder de betreffende Debiteur-id geregistreerd zijn. Dit dan weer gekombineerd met de en/of selekties, waarmee kombinaties mogelijk worden als 'het aantal Verkooporders dit jaar', 'het aantal Verkooporders vorig jaar' of 'gedurende periode', filter op Leverdatum, Valutakode, noem maar op.

Dit type selektie wordt altijd als laatste, onderaan de velden die in de tabel voorkomen, getoond.

Tip: Zonder meteen een waarde in te vullen waarop gefilterd moet worden, kan ook een <> 'leeg' danwel <> 0 selektie worden gemaakt. Door op de button 'Bepaal Resultaat' te cliken ziet U aan de hand van het Grid welke gegevens voldoen, en kunt U besluiten hoe de konditie verder moet verlopen.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305012.png)

We zien dat er 357 resultaten zijn, hetgeen we moeten lezen als 'er zijn Verkooporders gevonden van 357 verschillende Debiteuren'. Bij een selektie op het aantal records zal dit aantal records altijd automatisch de Sorteervolgorde worden; aflopend. De Debiteur met de meeste Verkooporders staat (dus) bovenaan.
Selekties als deze maken het mogelijk om bijv. een mailing (aktie) te sturen naar alle Debiteuren die vorig jaar minder dan 3 orders geplaatst hebben.

b. Selektie op basis van Uservariabelen.

Een selektie die naar verwachting veel gebruikt zal gaan worden betreft een selektie op basis van de Tabel Uservariabelen.

Een Uservariabele stelt U in staat om aan bijv. de Relatietabel die velden toe te voegen die U eigenlijk graag bij een Relatie wenst te registreren, doch welke niet standaard in Profit zijn opgenomen. Wellicht wilt U registreren:

- hoeveel machines (produktiestations) een relatie heeft
- wat zijn jaaromzet is (Uw omzet volgt wel uit een statistiek, maar hoeveel zet Uw klant om aan zijn klanten?)
- het nummer bij de Kamer van Koophandel
- een interne kode waarmee wordt aangegeven 'hoe groot' dit bedrijf is (voor U)
- referentie naar klantnummer uit een oud- of ander systeem

noem maar op.

Dergelijke Uservariabelen komen tot uiting op het 3e tabblad van Wijzigen Relaties.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305013.png)

Iedere Uservariabele heeft een eigen Identifikatie. De waarden die voor een Uservariabele v.w.b. een Relatie zijn opgegeven, staan in de tabel LOUW. Door op deze tabel te filteren kunt U selekties maken op de gegevens die niet standaard in Profit zitten, maar specifiek voor U belangrijk zijn. "Ik wil een mailing versturen naar alle klanten die minimaal 5 machines type X hebben (immers dat staat garant voor een flink verbruik van grondstoffen die U levert)". Of, zoals in dit voorbeeld, "laat me alle Relaties zien waarbij Vertegenwoordiger nr 45 is ingevuld".

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305014.png)

Bovenstaande selektie levert alle Relaties waaraan een Uservariabele met Identifikatie "US-VERT" (Vertegenwoordiger) gekoppeld is, en waarvan de waarde is ingevuld met "45".
158 Relaties voldoen in dit voorbeeld aan deze selektie.

2. Mailingselektie o.b.v. een Managementdefault (M)

Dit type Mailingselektie is bedoeld om selekties te kunnen maken op basis van de omzet van een Debiteur. Maar, er is natuurlijk veel meer dan enkel 'de omzet', immers, 'de' omzet van een Debiteur bestaat niet. Om te beginnen is de omzet periode afhankelijk, en zullen selekties als 'omzet dit jaar' en 'omzet vorig jaar' gewenst zijn. En waarom ons beperken tot jaren waar het net zo makkelijk maanden, weken of dagen kunnen zijn (bijv. om mailingen te sturen aan klanten die in een bepaalde week waarop U op een beurs gestaan heeft een bepaalde omzet bereikt heeft).
Daarnaast is het niet gezegd dat de selektie altijd op basis van de totale omzet van een debiteur gebaseerd moet worden, immers, wellicht wilt U een mailing sturen naar iedereen die een bepaalde omzet gehaald heeft v.w.b. een specifieke Artikelgroep. Middels een Mailingselektie op basis van Managementdefault zijn al dit soort wensen werkelijkheid geworden.

We voegen een nieuw Kriterium toe, en baseren de Mailingselektie op een Managementdefault.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305015.png)

In het vervolgscherm kunnen we aangeven op basis van welk Managementdefault we onze selektie willen baseren. Alle Managementdefaults waarin een selektie op Debiteur (F) danwel een selektie op Vervoerder (X) voorkomt, zullen kunnen worden geselekteerd. Debiteur-/Vervoerder moet onderdeel zijn van de selektieniveaus van het Managementoverzicht, omdat er anders geen Relatie-id kan worden bepaald.
Nb: In Topic http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=17632.0 lees je meer over Managementdefaults.

Vervolgens kan per Kriterium worden aangegeven over welke periode dit Managementdefault berekend moet worden; dit stelt ons in staat om dezelfde Managementdefault te gebruiken voor 'omzet dit jaar', 'omzet vorig jaar', 'omzet 2 jaar terug', 'omzet vorige maand' etc. Vervolgens moet worden aangegeven op basis van welk veld het Relatie-id moet worden bepaald. Uitgaande van een selektie waarbij op 1 niveau een Debiteur-/Vervoerder voorkomt, wordt deze rubriek automatisch bepaald. Pas als de selektie zich baseert op alle fakturen waarbij de vervoerder bijv. 'TNT Post' is, dan zal worden gevraagd of de selektie gebaseerd moet worden op de Debiteur danwel de Vervoerder.

Ook hier kan weer worden aangegeven hoe het resultaat gesorteerd moet worden. Dit kan op basis van alle velden die bij het opvragen van een Gefaktureerd Verkoopoverzicht in de zgn. LOSU-tabel worden aangemaakt; bijvoorbeeld Omzet, Kostprijs, Aantal eenheden etc.

Onderstaand een Mailingselektie op een Managementdefault F (Gefaktureerd Verkoopoverzicht op Debiteur) over de periode 2006, waarbij het resultaat aflopend op omzet gesorteerd moet worden.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305016.png)

Na F1 verschijnt het Konditiescherm weer. Button 'Bepaal Resultaat' zal de 1e keer eerst de resultaten van het management rapport moeten bepalen. Dit kan even tijd kosten. Daarna kan op ieder veld uit de LOSU tabel (zie Verkoopoverzichten) worden gefilterd. Merk op dat we hierdoor niet alleen selekties kunnen maken op Omzet, maar desgewenst ook op basis van de Kostprijs danwel op basis van het aantal eenheden.

In onderstaand (fiktieve) voorbeeld zijn er 12 Debiteuren gevonden met een omzet > 1.000,-, aflopend gesorteerd op omzet.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305017.png)

Stel dat we een Mailingselektie zouden willen doen o.b.v. een behaalde omzet van een specifieke Artikelgroep, dan moeten we in plaats van een Managementdefault op Debiteur, er een maken o.b.v. Debiteur + Artikelgroep en kunnen we bij de selektie op Artikelgroep de gewenste groep invullen.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305018.png)

Tip: Houdt de selekties in de Managementdefault zo simpel als mogelijk. Indien enkel gefilterd moet worden op basis van de totale omzet van een Debiteur, heeft het geen zin een Managementdefault te selekteren die e.e.a. per Debiteur per Faktuurmaand. Een extra niveau dient er alleen bij betrokken te worden als deze onderdeel van de selektie is.

Juist omdat de Van - T/m selektie altijd op het 1e niveau plaatsvindt, zal het in praktijk het handigst zijn de selektie op Debiteur niet op het 1e niveau te doen (tenzij er natuurlijk maar 1 niveau is). Hoewel een overzicht "Per Debiteur per Artikelgroep" hetzelfde resultaat zal hebben als "Per Artikelgroep per Debiteur" zal bij de 1e een 0-ZZ selektie mogelijk zijn op basis van de Debiteur-id, waar de 2e optie een 0-ZZ selektie biedt o.b.v. de Artikelgroep. Ervanuitgaande dat v.w.b. de selektie op Debiteur-id toch altijd 0-ZZ van toepassing is, kan dus beter de andere selektie op niveau 1 worden opgenomen.

Ook hier bestaat weer de mogelijkheid te filteren op een aantal voorkomens. Onderstaand een toepassing waarvoor dit gebruikt zou kunnen worden.

In het voorbeeld zijn alle Artikelen hiërarchisch ingedeeld in 3 Artikelgroepen: Hoofdgroep (H0 t/m H99), Produktgroep (P00 t/m PZZ) en Subgroep (000 t/m 999).
Ik definieer een Managementoverzicht per Artikelgroep per Debiteur. Bij de Van - T/m Selektie van de Artikelgroep vul ik P00 t/m PZZ in.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305019.png)

Dit rapport zal resulteren in een Gefaktureerd Verkoopoverzicht die per Artikelgroep laat zien door welke Debiteuren dit is afgenomen; een 1:n relatie.
Door een filter te leggen op het aantal malen dat de Debiteur in het resultaat voorkomt, krijg ik een overzicht van het aantal Artikelgroepen waaruit de Debiteur bestelt heeft (of beter, we omzet op hem behaald hebben).

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305020.png)

Met in dit (fiktieve) voorbeeld als resultaat dat er 214 Debiteuren zijn die uit meer dan 3 Produktgroepen afnemen.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305021.png)

3. Mailingselektie o.b.v. Kriterium (K)

Bij een Mailingselektie o.b.v. Kriterium, kunnen we de resultaten van verschillende Kriteria met elkaar gaan kombineren. De input van meerdere Kriteria bepalen tezamen de output voor een nieuwe.

Aan de ene kant hebben we een Kriterium "alle Debiteuren die in 2006 uit meer dan 3 Artikelgroepen gekocht hebben" en aan de andere kant een Kriterium "alle Relaties in Postkodegebied 28xx".
Door een nieuw Kriteriun te definiëren met daarbij een selektie op Kriterium:

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305022.png)

krijgen we een vervolgscherm welke ons vraagt welke Kriteria we in onze selektie met elkaar willen kombineren. Via een Listmover control met daarin alle Kriteria kunnen we die Kriteria die we willen meenemen in onze Mailingselektie verplaatsen van de kolom 'Beschikbare Kriteria' naar 'In Mailingselektie opgenomen Kriteria'.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305023.png)

Na F1 volgt wederom het Konditiescherm, waarin we nu de resultaten van de opgenomen Kriteria met elkaar kunnen kombineren om tot een nieuw resultaat te komen.

(http://www.heartprofit.com/www/transfer/graphics/forum/ms20070305024.png)

Resultaat is nu een selektie van alle Debiteuren uit het Postkodegebied 28xx die uit meer dan 3 Artikelgroepen afnemen.

Merk op dat in het Grid per Kriterium een kolom wordt opgenomen, met daarin aangegeven of de betreffende Relatie voldoet aan dat Kriterium. Dit helpt U wellicht bij het analyseren van de resultaten bij het gebruik van AND, OR en NOT selekties.

Tip: Een Mailingselektie o.b.v. een Managementdefault levert hooguit Relaties op waarop daadwerkelijk omzet behaald is. Als er niets gefaktureerd is (in een bepaalde periode) aan een Debiteur, zal die Debiteur niet voorkomen in het resultaat. Door nu tevens een selektie op tabel te maken waarin "alle Debiteuren" worden opgenomen, kan de ene selektie tezamen met de ander in een selektie op Kriterium worden gebruikt om die Debiteuren op te hoesten die bijv. dit jaar nog geen omzet hebben.

LET OP:

Een Mailingselektie op basis van een Veldnaam uit een Tabel, danwel o.b.v. een Managementdefault levert een serie Relaties op die voldoen. Gaan we een Mailing versturen, dan zullen we dat veelal willen doen o.b.v. een kombinatie Relatie + Kontaktpersoon. Daar een Relatie meerdere Kontaktpersonen kan hebben, kun je je afvragen welke Kontaktpersoon er nu aan het Kriterium gekoppeld moet worden. Op dit moment wordt 'dé Kontaktpersoon' gebruikt, en als deze niet gedefinieerd is, zal er geen Kontaktpersoon worden gebruikt.

Een nuttige uitbreiding op deze mailingselekties zou het categoriseren van Kontaktpersonen kunnen zijn (al dan niet via de afdeling). We zouden Identifikaties kunnen toekennen aan bijv. "Hoofd Inkoop", "Hoofd Verkoop", "Verkoopbuitendienst", "Direktie" en per Kontaktpersoon kunnen aangeven aan welke deze voldoet. De Mailingselekties zouden daarmee kunnen worden uitgebreid door direkt de mailing te laten richten aan "de Direktie" danwel "afdeling Inkoop". Dergelijke funktionaliteit kan als aanvullend maatwerk worden ontwikkeld.

Heart-Profit ERP

Heart-Profit Boards => Heart-Profit ERP Support => Topic started by: Wouter Rijnbende on March 05, 2007, 12:07:06 pm