Heart-Profit ERP

Bij AD krijgen we ook veel facturen binnen waarvan de inkoop niet via Heart gelopen is.
Bijvoorbeeld van computerspelletjes of zo ...LOL...

Daarvoor moet dan wel iemand accoord tekenen en aangeven op welke wijze de journalisering plaats dient te vinden (grootboek, kostensoort kostenplaats)

Momenteel boeken we alle facturen eerst in in een separaat register, met vermelding aan wie deze factuur gegeven is. Wanneer deze dan van die persoon geaccodeerd en gejournaliseerd is wodt hij uiteindelijk geboekt in de fin administratie of in de log administratie.

Eigenlijk zouden we dit graag binnen heart gerealiseerd zien, dus eerst een factuur registratie met vermelding van datum en afhandelpersoon en pas later hieraan de journalisering te hangen.
De factuur registratie in deze vorm is nodig om een bewaking te hebben, want in een grotere club is niet altijd iedereen even netjes met het snel journaliseren en teruggeven van facturen naar de fin. administratie.

Hier is ooit wel eens een ontwerpje voor gemaakt (misschien wel voor jullie  ;)). Dit wilde ik dat direkt ook kombineren met een toekenning aan eventueel andere perioden. De in geachte liggende oplossing betreft een soort doorbelasting naar andere rekening, kostenplaats, kostensoort danwel andere periode(n).

Ofwel, bij het inboeken van de faktuur boek je de kosten op een tussenrekening. Op een later moment pik je dit bedrag weer op, en boek je het van die tussenrekening door naar de werkelijke rekening/kostenplaats/kostensoort. Sta hierbij ook toe dat dat per een andere boekdatum gebeurt, en meerdere, en je bent eenvoudig in staat om een Ingekomen Faktuur voor verzekering te boeken ad EUR12.000,- en vervolgens dit (vanuit de faktuur) te verdelen over 12 maandelijkse perioden. Verwijder je de Faktuur, dan zal ook de toekenning aan de 12 perioden van ieder EUR 1000,- ongedaan gemaakt moeten worden.


Een andere klant heeft er destijds voor gekozen om dit op te lossen om voor al dit soort zaken netjes (niet-standaard) inkooporders te maken. Die koding is aangepast m.b.t. het kunnen opnemen van rekening, kostenplaats en kostensoort. Ofwel, bedoeld voor de situatie dat als een afdeling een (machine) onderdeel nodig heeft, direkt kan worden aangegeven voor welke afdeling dit wordt ingekocht, opdat dit niet op het moment van boeken van de faktuur hoeft te worden uitgezocht; die informatie is dan al bekend.

Ik zou toch liever een simpelere registratie hebben.

Immers nu boek je 2 maal de factuur, dus ook de BTW in een bepaalde BV, als blijkt dat de factuur voor een andere BV is (iets wat hier vaak voorkomt met veel BV's op 1 terrein en een leverancier die aan meedere van die BV's levert) loop je sowiso al mis met de BTW registratie.

Buiten dat betekent het dat iedere factuur formaal 2 maal langs de financiele admin moet, en dat is dubbel werk.
Ik zoek eigenlijk meer iets wat lijkt op de bezoekersregistratie, waarvanuit een factuur dan "gepromoveert wordt naar de "echte" factuurregistratie.

Als ik werk volgens jouw optiek creer ik ee gigantisch bedrag op een tussenrekening aan openstaande facturen in een willekeurige periode, welke de financiele rapportages verminkt, totdat de zaken in de goede groep geoekt worden.

Misschien dat Profit-Kontakt een optie is  :wink:

Reaktie van onze Financiële Administratie (FA) op dit interesante onderwerp is als volgt:
"
M. de Kraa wil graag registratie van facturen, zodat ze pas later (na codering van functionaris) gejournaliseerd worden in Heart, en de FA kan zien welke facturen nog in omloop zijn. Wij hebben dit "opgelost" (?) door de factuur gelijk door de FA te laten journaliseren en eventueel na roulatie/accordering te corrigeren. Dit levert echter wel extra werk op (vooral als de periode al is afgesloten en de factuur dient nog gecorrigeerd te worden).
 
De oplossing die Wouter aandraagt is zo gek nog niet. Dit is een wachtrekening "nog te coderen facturen". Dit is een tussenrekening die afgeletterd dient te worden. Wij hebben vroeger bij onze AS400 programma FIS2000 ook gebruik gemaakt van zo'n tussenrekening. De enige discipline waarvoor gezorgt dient te worden is te blijven kijken of het saldo op zo'n rekening niet te "oud" of te hoog wordt en bij te houden welke functionaris de factuur gekregen heeft.
"

Persoonlijk begrijp ik nog even niet wat Profit Kontakt kan betekenen in dit proces, wellicht omdat ik Profit Kontakt nog niet voldoende begrijp. Moet je dan denken aan een Faktuur in PDF, die tezamen met een opmerking van de FA via Profit Kontakt per e-mail kan worden doorgestuurd naar een (interne) kontaktpersoon met een bepaalde opvolgdatum er bij o.i.d.?

 

Profit-Kontakt staat je toe 'verslagen' te maken. Zou je kunnen gebruiken om te registreren dat je een faktuur hebt ontvangen. Klaar. Geen journalisering, geen btw terugvordering, geen boeking in een verkeerd bedrijf etc.

Let wel, MdeKraa wil niets boeken, sterker nog, weet nog niet eens in welk bedrijf hij de faktuur kwijt moet.
Nou... dan houdt zo goed als alles op, behalve het maken van een notitie.

Weet wel ik ben eigenlijk wel voorstander voor de tussenrekening versie...
Echter ik weet ook dat ik hier met veel BV's zit en het voor onderaannemers vaak moeilijk is om de goede BV de goede factuur te sturen.

Meestal vragen we dan gewoon een nieuwe factuur, maar bij kleine zaken doen we het ook wel intercompagny doorbelasten omwille van efficiency (en coulance)

Wouter wat kost profit contact?

en kan ik dan een soort subgroep facturen maken, waarvan ik ook lijsten kan maken en die op meerdere stati kan selecteren

dus :
status factuur = ontvangen / verwerkt
afhandelaar = user die de factuur heeft gekregen
datum binnen
datum verwerkt
factuur on hold = j/n
factuurnummer / crediteur

?

mvg


Marco
:17c:

:22c:

Nee dus. Het is geen systeem voor registratie van ingekomen fakturen.
Je kunt verslagen maken. Een verslag dat je een faktuur ontvangen hebt, maar ook bezoekverslagen, tel. kontakten met de klant etc. Alles puur 'tekst' (een verslag mag overigens wel Word, Excel, Powerpoint etc betreffen).

Hoe komt het advies om Kontakt te gebruiken dan overeen met mijn originele vraag?
Lijkt me niet werkbaar, of hebben jullie een idee hoe dit in te richten?