Controle fakturen voordat deze gemaild worden

[pascal]

We zijn bezig met het mogelijk maken van het mailen van fakturen in PDF-formaat.

Dit is wat ingewikkelder dan het mailen van offertes en verkooporders (dit wordt inmiddels al een tijdje gebruikt, tot grote tevredenheid van de afdeling Verkoop!).
Moeilijkheid zit 'm in het feit dat we de fakturen willen controleren voordat ze verstuurd worden.

We hebben zelf de volgende methode bedacht:
Fakturen genereren via menu 3-3-3 en hier bij 'Faktuur Printen = G' te kiezen (alleen genereren, niet printen).
Fakturen printen naar scherm, menu 3-3-2, SHIFT-F2 *
Fakturen printen naar papier danwel mail, afhankelijk van wat de klant wil.

* het printen naar scherm gaat niet goed omdat we een range van te printen fakturen opgeven. Hij print alleen de laatst opgegeven faktuur naar scherm.

Is dit op te lossen? Bv zorgen dat alle opgegeven fakturen naar scherm geprint worden?

[Peter Stordiau]

Wat mij betreft is daarvoor een procedure gemaakt; Even oppassen, want wat ooit is bedacht hoeft er niet in te zitten, en ik moet nu even raden hoe het zal werken. Maar ik zou dit proberen :

Eerst genereer je de Fakturen, en je geeft aan dat er geen Emails naar de Kontaktpersoon moeten plaatsvinden (1e plaatje). Ze komen er dan allemaal uit, en je kontroleert ze. Nadat de kontrole is gebeurd en alles goed zou moeten zijn (desnoods na meerdere keren genereren en printen en evt van een enkele Faktuur hier en daar), ga je naar afdrukken Duplikaatfakturen, laat Opschrift 'Duplikaat' uit staan, en geef je nu aan dat alleen het Emailen naar Kontaktpersonen moet gebeuren (2e plaatje);
Omdat nu alleen dit gebeurt, terwijl de "overige Relaties" geen Kontaktpersoon om te emailen hebben, komen nu alleen die Faktueren eruit die geEmailed moeten worden, die vervolgens dus ook worden geEmailed.

Aannemend dat het inderdaad zo werkt, is het enige de kunst om na het kontroleren de papieren weg te knikkeren (lees : niet op de post te doen) die zullen worden - of zijn geEmailed;
Ik dacht dat we daar ook wat voor hadden bedacht, maar dat weet ik eigenlijk niet meer (Wouter ?). In elk geval hebben we daar wel bij stilgestaan. Wellicht kan je iets bedenken van een andere papierbak ? of domweg een andere Layout ?

Maar kijk eerst maar eens of mijn proceduretje werkt.

[Wouter Rijnbende]

Ik dacht dat we daar ook wat voor hadden bedacht, maar dat weet ik eigenlijk niet meer (Wouter ?). In elk geval hebben we daar wel bij stilgestaan.

Niet dat ik weet.

[pascal]

ga je naar afdrukken Duplikaatfakturen, laat Opschrift 'Duplikaat' uit staan, en geef je nu aan dat alleen het Emailen naar Kontaktpersonen moet gebeuren (2e plaatje)

Wanneer ik Emailen Kontaktpers. J/N/B op J zet, worden de fakturen die gemaild moeten worden gemaild, maar de rest ook geprint. Alleen mailen lukt niet.

Maar buiten dat, om fakturen te controleren die gemaild moeten worden, zouden we graag een controle op het scherm uitvoeren. Het past niet in de filosofie van 'duurzaam bouwen' en buiten dat kost het ook geld (papier, inkt). Buiten dat, fakturen eruit vissen van klanten die gemaild moeten worden lijkt me lastig en geen fijne oplossing.

Is er niet iets te bedenken dat je toch meerdere fakturen op het scherm kunt afdrukken? Je hoeft alleen maar de fakturen die gemaild worden, op het scherm te controleren.

[Peter Stordiau]

Wanneer ik Emailen Kontaktpers. J/N/B op J zet, worden de fakturen die gemaild moeten worden gemaild, maar de rest ook geprint. Alleen mailen lukt niet.

Dit lijkt me niet juist, en moet sowieso worden opgelost. Dit scheelt weer een boompje.

[Peter Stordiau]

Buiten dat, fakturen eruit vissen van klanten die gemaild moeten worden lijkt me lastig en geen fijne oplossing.

Helemaal mee eens. Maar nagedacht over mijn voorstel in deze heb je (zo te zien) ook niet.
Zie ook hieronder.

Is er niet iets te bedenken dat je toch meerdere fakturen op het scherm kunt afdrukken? Je hoeft alleen maar de fakturen die gemaild worden, op het scherm te controleren.

Ik snap heus dat het een goed idee is om bomen te besparen, maar vergeet niet dat waar jullie die wegen aanleggen de bomen er toch uitmoeten. Jaja heheh, leuk.

Als je je nu eerst serieus afvraagt of dit wel werkbaar is, moet dat wel kunnen worden gemaakt;
Als je je dat niet serieus afvraagt kan het nog steeds worden gemaakt, maar geef je het geld wellicht voor niets uit .

Zo, na al deze onwijs interessante mededelingen helpt het wellicht als ik zeg dat ik het niet zou zien zitten om zo'n kontrole op het scherm te doen. Ik bedoel, volgens mij werkt dat zo gewoon niet. Niet zonder meer. Kijk :

Je draait je Faktuurrun, en omdat iedereen op een gegeven moment leuk meedoet met die email verhandelingen krijg jij 69 fakturen op je scherm. N.b.: Vooralsnog zie ik het zo dat die in 1 dokument komen, omdat dat redelijk oneindig is. Ik bedoel, als er 69 taken opgestart zijn zie niet alleen jij, maar ook de PC door de bomen het bos niet meer (en bomen kappen wil je niet). Dus, 1 lang dokument in ? zal wel Notepad zijn. Je bent na 3 keer PageDown op de helft van de tweede faktuur en denkt "drommels, volgens mij zijn de DKKs onjuist". Mooi; Na een kleine alt-tab zit je weer in Profit en gaat op onderzoek. Let wel, JIJ. Hoe zou het immers anders kunnen ?
Drie kwartier verder, en na de fout gevonden te hebben, ben je er eindelijk aan toe om weer eens PageDown in je NotePad te doen. Sh*t, weer fout. Zelfde probleem misschien ? na 5 minuten, inderdaad, hetzelfde probleem. Hierna kan je waarempel met 8 keer Pagedown 4 fakturen goedkeuren, maar vindt vervolgens weer een probleem. Het is niet helemaal duidelijk, en na 20 keer alt-tab moet je het even opgeven. Dan maar de volgende. Het zit je weer mee, want er zijn nu maar liefst 9 fakturen achter elkaar goed.
Heheh, na een uurtje ben je er toch doorheen, en bent nu toe aan de nieuwe faktuurrun die alles goed zou moeten ophoesten.
Ehh, hoe ? wat ? Tja niet helemaal handig, want je weet niet meer welke je opnieuw moet bekijken. O nee - welke je opnieuw moet *maken*. Ok, volgende keer maar ergens een kruisje in de NotePad zetten, opdat je kan zien welke je opnieuw moet draaien.
Jaja, dat werkt inderdaad al een stuk beter. Alleen word je helemaal debiel van dat alt-tab gedoe om die reeks van 1 op te geven. Hmm ... kopiëren plakken misschien. Jaja, dat helpt alweer.

Wel, uiteindelijk ben je eruit (de te volgen procdure), maar je komt er toch duidelijk achter dat je alles alleen moet doen, en het wel 3 keer zo lang duurt als voorheen. Maar dat vindt niemand erg, mits er maar een boom mee wordt bespaard, en dat doe je zeker. Helaas wordt er echt niemand extra voor aangenomen, maar dat geeft niet echt, want jij werkt graag over. Elke dag van 17:00 tot 19:00. Niets aan de hand.


Wel, ik heb mijn best weer gedaan, en ook al zal alles enorm overdreven overkomen, half gelijk zal ik best wel hebben.
Voor het geld dat het kost hoef je het niet te laten, want ik meen dat jullie niet vaak contant betalen, dus daar zal geen boom van omvallen. Ik vermoed wel dat een stom euveltje als het achter elkaar afdrukken van de fakturen naar het scherm je zo op ergens tussen de 8 en 16 uur komt te staan omdat het redelijk diep ingrijpt op de printer drivers. Het kan denk ik wel zonder Bedrijfsparameter (want niemand zal het erg vinden dat het zo werkt), maar toch. Het verhaal zal wel beginnen bij het Faktureren en iets van een J/N/B/S of zo, waarbij de S emailers impliceert die je naar het scherm wil hebben.

Goed. Denk goed na over de procedure, en dat je bijvoorbeeld na een keer teveel op Esc drukken met je Notepad, alles kwijt bent. Dat ding op voorhand (en daarna regelmatig) saven na je kruisjes enz. is al iets wat daarbij kan helpen.

Dit kostte alvast een half uur.

[Wouter Rijnbende]

Dit lijkt me niet juist, en moet sowieso worden opgelost. Dit scheelt weer een boompje.

De Opdrachtbevestiging is het eerste document wat op deze manier in elkaar is geschroefd. Daar is alleen een J/N optie mogelijk (en niet de "Beide" zoals die ook bij de Faktuur staat).

De helptekst van die rubriek beschrijft: "Als bij deze Rubriek 'J' wordt ingevuld, zullen de Orderbevestigingen worden geëmailed naar alle Kontaktpersonen (gekoppeld aan de Debiteur van de Verkooporder) waarbij is aangegeven dat de ontvangst van de Orderbevestiging per Email moet gebeuren."             

Daarmee niets zeggend over de situatie "en wat als die Kontaktpersoon niet is ingevuld?"

E.e.a. is geprogrammeerd als:

Bij N = Nee wordt het document altijd geprint, en wordt er nooit gemaild.
Bij J = Ja worden de documenten die gemaild kunnen worden gemaild, de rest wordt geprint.

De Faktuurrun heeft dan nog een optie:

Bij B = Beide zal een Faktuur die gemaild wordt óók geprint worden; bedoeld om nog een tastbaar "bewijs" te hebben voor in de dossiermap, voor die fakturen die gemaild zijn.

Een optie "alleen Emailen wat gemaild kan worden, en de rest niet printen" is er niet.

Nu kunnen we "J" voor dié situatie gaan gebruiken, maar volgens mij kun je dan andere dingen weer niet doen.
Om te beginnen, iemand die een Faktuurrun opstart en "J" invult, krijgt de andere fakturen niet op papier eruit, en hoe print ze die dan? Nogmaals die reeks opgeven met "Nee"? Nee, want dan komt álles eruit, ook dat wat net gemaild is. "B" invullen zou al wel helpen, maar print dan ook de gemailde fakturen uit, en dat wil niet iedereen.

Wil je kunnen doen wat Pascal vraagt, moet je m.i. nóg een optie erbij hebben; misschien wel iets als:

N = Nee, nooit emailen, alleen printen
J = Ja, alleen emailen, nooit printen
B = Beide, dus printen en emailen
A = Automatisch bepalen: emailen indien mogelijk, anders printen.

[Peter Stordiau]

Haha, Wouter, sorry maar volgens mij bekijk je het verkeerd (intussen schrijf ik nu voor de 4e keer iets anders hier, dus verwarrend is het op z'n minst). Poging 4:

Het doen van Beiden is zinloos. Immers, waarom een kopie bewaren van een email, als je niet ook een kopie van de print bewaart (want, die stuur je de deur uit). Dus, Beiden moet betekenen : Emailen waar het kan.
N betekent : Nooit emailen (dus alleen printen, en wel alles).
J betekent : alleen emailen (en niets printen).

Ik denk dat je al nooit een andere funktie (Orderbevestigingen) erbij moet slepen, omdat dat funktioneel al heel anders in elkaar zit (lees ook : als je één van de opties niet hebt, houdt het nog niet in dat de overigen hetzelfde moeten werken).
Maar verder heb ik toch zelf bedacht hoe dit moet werken, en wat vooral inklusief de kontrole op voorhand was. Het is alleen niet zo gemaakt. Beschrijven hoe het gemaakt is is wel nuttig om te weten, maar zinloos als bewijs hoe het moet werken. Ok ?

Nog één ding (want daar is de fout w.s. ontstaan) :

Bij B = Beide zal een Faktuur die gemaild wordt óók geprint worden; bedoeld om nog een tastbaar "bewijs" te hebben voor in de dossiermap, voor die fakturen die gemaild zijn.

Deze zin zou je ongeveer letterlijk in de helptekst voor het automatisch aanmaken van de Kontakten kunnen terugvinden, immers, daar geldt dit wel degelijk (wel onder het mom "hoe je het met je prints doet en deed zoek je maar uit"), en dat is ook letterlijk zo bedacht (en werkt nu ook zo ... maar éérst niet !). En omdat alles in dezelfde periode is gemaakt, zal het daar zijn misgegaan. Als je achteraf bekijkt hoe dat met die Kontakten werkte in de eerste versie, blijken beiden kwa principe (toen) omgedraaid gemaakt te zijn.
Geeft niets, als we er nu maar niet teveel woorden meer aan vuilmaken.

[Wouter Rijnbende]

Dus, Beiden moet betekenen : Emailen waar het kan.

Voor "Beide" (en dat is vóór mijn aanpassingen in deze geweest) is wel een separate loop om het hele faktureren heengebouwd. Beetje onzin als dat bedoeld zou zijn als "IF Mailen, then Email, else Printen".

Het is in juli 2009 ontwikkeld voor klantkode MA. Moet ik dat nog verder uitzoeken? of gewoon B toepassen zoals jij dat nu schrijft?

[Peter Stordiau]

Leuk hoor, ga maar weer uit van de bestaande gemaakte coding. Maar toch wel goed ...

Er is nog iets anders ... (en nu zal het wel neerkomen op jouw eerder genoemde oplossing) ...

Zoals we ooit zijn begonnen met het emailen / faktureren, moest dit overeenkomen met de wijze waarop EDI werkt. En, dit werkt 100% zeker (tenzij het intussen is veranderd) op precies de wijze die jij beschrijft. Dus, je kan EDI verwerken als EDI aan de orde is, printen als EDI niet aan de orde is, maar beiden doen als je een papiertje wilt bewaren en dat is bedoeld voor de testfase van EDI waarbij je OOK de papieren faktuur stuurt. Met een beetje geluk vind je dat ergens in de helptekst.

Nou is het grappige (helemaal niet) dat ik me dat van die extra loop herinner (helaas van niet zo lang geleden als jij zegt, maar dat zal aan mij kunnen liggen), terwijl ik even niet zie hoe EDI dat dan doet. Maar kennelijk niet met een extra loop, want EDI in deze bestaat al 13-15 jaar. Ik maak me er dan ook sterk voor dat die extra loop ergens anders voor was, al was het maar omdat deze niet in juli 2009 is ontstaan. Nou ja, ik zie gewoon niet voor me dat dat zo lang is geleden (maar je zal het wel in de coding hebben gezien).
En zo simpel is het ook allemaal niet, want volgens mij hebben we ook nog (extra) loops voor het genereren van HTML, of weet ik veel.

Feit is en blijft dat je nu niet kan doen wat ik wel wil(de !), en dat het wat dat betreft dus altijd fout is. Maar feit is net zo goed dat als je het oplost zoals jij voorstelt (zie eerdere post), je altijd alles kan doen wat nodig is. Maar let wel op :

Waar ik jou geen rekening mee zie houden is :

a. Zo'n soort keuze aan de Debiteuren kant (zie EDI);
b. De expliciet te ondervangen kombinatie met het faktureren (en dat geldt NIET bij EDI !);
c. En met name het anticiperen op "als je eerst de ene doet, blijft er vanzelf voor de andere niets over".

Ad c.
Had ik daarstraks al willen zeggen maar vergat ik;
Wat ik mij herinner toen het is bedacht, is dat je er vanuit mag gaan dat als je eerst "het ene" doet, er vanzelf voor "het andere" niets anders overblijft dan juist dat andere. Zonder het nu verder uit te werken houdt dit in dat de ondersteuning van 1 van de 2 voldoende it, mits je maar in de juiste volgorde opereert. Echter, dit gaat niet meer op bij een soort "door elkaar geknoei" van zaken kontroleren, even eentje opnieuw doen, enzovoort. Wat echter blijft (want dat staat voor mij vast) is dat je tevoren moet kunnen kontroleren voordat je de boel de deur uit mailt. En DIT is nou net weer nooit aan de orde geweest bij EDI. Leuk heh ...


Ad a.
Weet ik niet zeker. Als je e.e.a. aldaar ondersteunt, zou je gaan zeggen "en deze Debiteur wil ik eerst altijd kontroleren voordat 'ie de deur uitgaat". Wel, als je het kromme hiervan doorhebt, moet je nog maar eens de overeenkomst met EDI zien te vinden, terwijl het nu wel hetzelfde werkt als EDI. Kan nooit.



PS: Het is niet helemaal voor niets dat ik daarstraks 4 keer overnieuw moest beginnen. Het is gewoon een K-ding.

[Wouter Rijnbende]

Gewoon overstappen op Outlook, en dan vanuit koding (o.b.v. een parameter) het Emailbericht (of ieder Emailbericht) genereren in de map "Concepten" in plaats van deze automatisch te verzenden.
Kan de gebruiker zelf kontroleren wat ze wil. 
maar moet ze ook ieder mailtje expliciet verzenden voor het de deur uit gaat 

Edit: Weet je in ieder geval zeker dat het mailtje waar jij naar kijkt, het mailtje is wat straks de deur uit gaat. Je bekijkt de HTML versie danwel de PDF, en niet de geprintte versie welke in tekstformaat is.

[pascal]

Ik heb in overleg met facturatie gekeken wat voor ons kan werken.
Nu lijkt de volgende werkwijze voor ons werkbaar:
1. Menu 3-3-3 Genereren fakturen, Printen op J maar dan naar scherm. Alle fakturen worden per stuk naar het scherm geprint (dit gaat prima).
2. Per stuk de factuur nakijken en sluiten indien akkoord. De fakturen die niet goed zijn kunnen opnieuw gegenereerd worden en naar het scherm geprint. Is deze wel akkoord dan kun je 'm sluiten enzovoort, totdat alle fakturen nagekeken en akkoord zijn.
3. menu 3-3-2 Printen faktuur, Emailen kontaktpersoon op J. De te mailen fakturen worden gemaild, de rest geprint.

Gewoon overstappen op Outlook, en dan vanuit koding (o.b.v. een parameter) het Emailbericht (of ieder Emailbericht) genereren in de map "Concepten" in plaats van deze automatisch te verzenden.

Klinkt ook interessant. Vooral omdat we in het begin nog maar een klein percentage fakturen per mail zullen verzenden is dit handig.
Ik weet alleen niet hoe ik kan zorgen dat de mail in Concepten terecht komt ipv automatisch verzonden; kan ik dit doen of moeten jullie daar een aanpassing voor maken (middels parameter)?

[Wouter Rijnbende]

Ik weet alleen niet hoe ik kan zorgen dat de mail in Concepten terecht komt ipv automatisch verzonden; kan ik dit doen of moeten jullie daar een aanpassing voor maken (middels parameter)?

Dat zullen wij moeten doen; Outlook laat (liet i.i.g.) zich van afstand aansturen. Outlook Express niet (zonder meer).

[Peter Stordiau]

1. Menu 3-3-3 Genereren fakturen, Printen op J maar dan naar scherm. Alle fakturen worden per stuk naar het scherm geprint (dit gaat prima).

Als XP ong. 2,5 taakbalk vol met taken heeft, geeft XP het op ...

Hoeveel fakturen heb je per dag, 3 ?
Dit is een "eindige" oplossing.

[mdekraa]

Gewoon overstappen op Outlook, en dan vanuit koding (o.b.v. een parameter) het Emailbericht (of ieder Emailbericht) genereren in de map "Concepten" in plaats van deze automatisch te verzenden.
Kan de gebruiker zelf kontroleren wat ze wil. 
maar moet ze ook ieder mailtje expliciet verzenden voor het de deur uit gaat 

Dit is op zich interessant.
Wordt dat dan en parameter die op alle mailverkeer in gaat grijpen of alleen bij facturatie?

het controleren en valideren van de facturen voor verzending is n.l. ook iets waar wij al mee bezig waren.

mk